Mit der Funktion Arbeitsorte können HR-Admins für jedes Land bestimmte Arbeitsorte festlegen und so den Prozess für Mitarbeitende bei der Planung von Geschäftsreisen vereinfachen. Dadurch werden Geschäftsreisen und die dazugehörigen Compliance-Schritte effizient abgewickelt.
Arbeitsort einrichten
Gehen Sie zu Unternehmenseinstellungen und wählen Sie Arbeitsorte.
Klicken Sie auf Neu erstellen, um einen neuen Arbeitsort hinzuzufügen.
Details für den Arbeitsort hinzufügen
Name: Geben Sie den Namen des Arbeitsortes ein.
Typ: Wählen Sie aus:
Group company: Dies ist eine lokale Entität, die Teil Ihrer Unternehmensstruktur ist.
Local branch: Dies ist eine lokale Unternehmensregistrierung (PE) Ihrer Unternehmensstruktur.
Internal project: Dies ist ein internes (nicht-kundenbezogenes) Projekt, wie zum Beispiel die Implementierung eines neuen HRIS-Systems.
Client project: Dies ist ein Projekt im Ausland für einen Kunden, das ohne eine lokale Entität oder Registrierung Ihrer Unternehmensstruktur durchgeführt wird.
Land: Wählen Sie das Land, in dem sich der Arbeitsort befindet.
Kostenübernahme für Reise: Für die steuerliche Bewertung von Geschäftsreisen ist es wichtig zu wissen, ob der Arbeitsort im Zielland die Kosten der Geschäftsreise zu diesem Standort trägt. Dies ist der Fall, wenn das Heimatunternehmen die Kosten für den Reisenden und die Reise an den Ziel-Arbeitsort weiterverrechnet oder wenn die Kosten direkt vom Ziel-Arbeitsort übernommen werden.
PWD-Fragen beantworten (falls erforderlich)
Wenn für das gewählte Land eine Meldung (PWD) erforderlich ist, werden Sie aufgefordert, die entsprechenden Fragen zu beantworten.
Die hier angegebenen Antworten werden automatisch für Mitarbeitende vorausgefüllt, wenn sie eine Reiseanfrage für diesen Arbeitsort einreichen.
Mitarbeitende können die Antworten bei Bedarf weiterhin bearbeiten.
Arbeitsort speichern
Nachdem Sie alle erforderlichen Angaben gemacht haben, klicken Sie auf Speichern.Wiederholen Sie den Vorgang, falls Sie mehrere Arbeitsorte hinzufügen möchten.
Arbeitsort bearbeiten
Sie können einen bestehenden Arbeitsort jederzeit bearbeiten:
Klicken Sie auf die Bearbeiten-Schaltfläche neben dem gewünschten Arbeitsort.
Nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor.
Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Änderungen zu bestätigen.
Hinweis: Alle Änderungen, die Sie an einem Arbeitsort vornehmen, gelten nur für Reisen, die noch nicht eingereicht wurden, und wirken sich nicht auf bereits eingereichte Anfragen aus.
Ablauf bei Reiseanfragen von Mitarbeitenden
Wenn ein Mitarbeitender eine Geschäftsreise in ein Land einreicht, für das Arbeitsorte hinterlegt sind, erscheint die Frage:
„Werden Sie während Ihrer Reise nach [Land] einen der folgenden Arbeitsorte besuchen (wie von Ihrem Unternehmen definiert)?“
Mitarbeitende können dann:
Einen der gespeicherten Arbeitsorte für dieses Land auswählen, oder
„Keinen“ auswählen und fortfahren.
Wenn ein Arbeitsort ausgewählt wird, erscheint der Hinweis:
„Achtung: Einige Antworten können basierend auf dem ausgewählten Arbeitsort vorausgefüllt sein. Bitte überprüfen und ergänzen Sie ggf. fehlende Informationen, um fortzufahren.“
Einige PWD-bezogene Fragen werden basierend auf den Angaben des HR-Admins in der Arbeitsort-Einrichtung vorausgefüllt. Mitarbeitende können diese Antworten bei Bedarf anpassen.
Frage zur steuerlichen Relevanz des wirtschaftlichen Arbeitgebers
Im Rahmen des Business-Trip-Submission-Prozesses kann den Mitarbeitenden eine zusätzliche Frage zum Konzept des wirtschaftlichen Arbeitgebers gestellt werden, um zu prüfen, ob die Reise steuerpflichtig sein könnte. Die Frage lautet:
„Arbeiten Sie während Ihrer Geschäftsreise direkt für das Zielunternehmen (entweder zahlen sie Ihrem Arbeitgeber für Ihre Arbeitszeit oder Sie berichten an deren Vorgesetzten)?“
Diese Frage erscheint nur unter bestimmten Bedingungen, wie beispielsweise bei Reisen in bestimmte Länder, einer Aufenthaltsdauer von vier Tagen oder mehr und der Art der Reise, die darauf hindeutet, dass der Mitarbeitende möglicherweise in das Zielunternehmen integriert wird.
Darüber hinaus wird nun mehr gesammelte Daten in der Compliance-Zusammenfassung berücksichtigt, um genauere Bewertungen zu ermöglichen und die Einhaltung des wirtschaftlichen Arbeitgeberkonzepts zu verbessern.
Vorteile der Arbeitsorte-Funktion
Schnellere Reiseanfragen: Mitarbeitende und HR sparen Zeit, da relevante Informationen vorausgefüllt werden.
Konsistenz: Stellt sicher, dass Compliance-Details immer korrekt und aktuell sind.
Weniger manueller Aufwand: Weniger wiederholte Dateneingaben für Mitarbeitende und Admins.
✅ Tipp: Legen Sie alle relevanten Arbeitsorte im Voraus an, um die Einreichung steuerpflichtiger Geschäftsreisen für Ihr Team zu vereinfachen.
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Zweck von Arbeitsorten in WorkFlex?
Arbeitsorte können von HR oder Admins im Unternehmens-Backend der WorkFlex-Plattform hinzugefügt werden. Diese Orte können lokale Gruppengesellschaften im Zielland, Niederlassungen oder spezifische Projekte umfassen. Wenn eine Reise gebucht oder eingereicht wird, werden Reisende aufgefordert anzugeben, ob sie zu einem der aufgeführten Arbeitsorte reisen. Dies hilft WorkFlex und dem Kunden, die Anwesenheit der Reisenden an diesen Orten zu verfolgen, was für die Verfolgung des Permanent Establishment (PE) und die Feststellung möglicher Lohnsteuerpflichten relevant ist.
Wird die Steuererklärung angepasst, wenn ein Arbeitsort in der Bewertung verwendet wird?
Ja, wenn Arbeitsorte erstellt werden und ein Mitarbeiter diese während der Bewertung auswählt, wird die Steuererklärung entsprechend angepasst, da sie die Anwesenheit an diesen Orten widerspiegelt.
Werden auch Projekttage für Mitarbeitende erfasst?
Ja, die Tage, die ein Mitarbeiter an einem Projekt verbringt, werden ebenfalls erfasst. Diese Information wird in denselben Prozess integriert, wie oben beschrieben, um eine genaue Berichterstattung zu gewährleisten.
Welche weiteren Auswirkungen können die ausgewählten Arbeitsorte haben?
Wenn ein Reisender einen Arbeitsort im Zielland besucht, wird die für die PWD-Meldungen erforderliche Information automatisch vorab ausgefüllt. Dies reduziert den Aufwand für den Mitarbeitenden beim Einreichen einer Reise erheblich und sorgt für einen reibungsloseren und effizienteren Prozess.