Geschäftsreise oder Entsendung? Klären Sie den Status Ihrer Mitarbeitermobilität! Erkennen Sie den rechtlichen Unterschied zwischen Geschäftsreisen und Entsendungen Ihrer Mitarbeitenden und verstehen Sie die entscheidenden Compliance-Auswirkungen für Ihr Unternehmen. Mit dem richtigen Wissen vermeiden Sie hohe Strafen und Risiken.

Die heutige Geschäftswelt ist international vernetzt und Unternehmen entsenden ihre Mitarbeitende regelmäßig grenzüberschreitend aus unterschiedlichen Gründen. Die Differenzierung zwischen einer Geschäftsreise und einer Entsendung ist entscheidend, da sie sowohl die Mitarbeitererfahrung als auch die Compliance-Anforderungen des Arbeitgebers beeinflusst. Diese Unterscheidung ist jedoch nicht immer einfach und eine falsche Klassifizierung kann erhebliche Konsequenzen haben.

Nachfolgend sind die Hauptunterschiede zwischen diesen beiden Arten von grenzüberschreitender Arbeit erläutert und wie WorkFlex Sie dabei unterstützen kann, diese rechtssicher und simpel zu managen.

Was genau ist eine Geschäftsreise?

Eine Geschäftsreise umfasst in der Regel:

Kurzfristige, zielorientierte Reisen: Mitarbeitende reisen, um konkrete Ziele zu erfüllen, z.B. Vertragsverhandlung, Kundenbesuch, etc.
Gelegentliche Präsenz: Der Mitarbeitende behält seinen Hauptarbeitsplatz im Heimatland.
Begrenzte Integration vor Ort: Der Mitarbeitende arbeitet nicht wie ein „Local “ in der ausländischen Unternehmensstruktur, sondern eher als Besucher.

Beispiel: Ein Geschäftsführer, der zu einen neuen Markt reist und offizielle Meetings abhält, um Vereinbarungen zu unterzeichnen und ein Büro einzurichten, ist eindeutig eine Geschäftsreise. Ebenso würde die Reise eines HR-Experten, der einen bestimmten Prozess in der ausländischen Niederlassung einführt, in der Regel als Geschäftsreise klassifiziert werden.

Was fällt unter eine Entsendung?

Eine Entsendung zeichnet sich in der Regel durch Folgendes aus:

Längere Dauer: Oft mehrere Monate bis Jahre (obwohl die Dauer allein nicht der entscheidende Faktor ist).
Feste Integration: Der Mitarbeitende wird in das Unternehmen des Gastlandes vollständig integriert.
Geänderte Lebenssituation: Anstatt in Hotels zu wohnen, haben Mitarbeitende in der Regel Apartments oder andere langfristige Unterkünfte.
Erweiterte Präsenz: Der Mitarbeitende ist über einen längeren Zeitraum vor Ort.
Rückkehrabsicht: Es besteht die ausdrückliche Vereinbarung, dass der Mitarbeitende nach Abschluss seiner Aufgabe an seinen Heimatstandort zurückkehrt.

Beispiel: Wenn ein Unternehmen einen Regionaldirektor für ein Jahr in ein anderes Land entsendet, um seinen beruflichen Horizont zu erweitern und die Führung in dieser Region zu stärken, handelt es sich eindeutig um eine Entsendung. Ebenso würden technische Spezialisten, die umziehen, um Produktionsstätten im Ausland auf den Standard des heimischen Unternehmens zu bringen, typischerweise auf Entsendung und nicht auf einer Geschäftsreise sein.

Steuerliche Auswirkungen: Der entscheidende Unterschied

Der bedeutendste Unterschied zwischen Geschäftsreisen und Entsendungen betrifft die steuerlichen Auswirkungen:

Geschäftsreisen: Unternehmen versuchen in der Regel, steuerliche Verpflichtungen im Zielland zu vermeiden.
Entsendungen: Unternehmen sind sich der steuerlichen Verpflichtung bewusst und setzen diese im Zielland um

Allgemein gesagt:

Unter 183 Tagen: Unternehmen versuchen möglichst steuerliche Auswirkungen zu vermeiden (obgleich andere Compliance-Anforderungen wie Sozialversicherungszertifikate weiterhin gelten).
Über 183 Tagen: Steuerliche Auswirkungen im Zielland sind nahezu unvermeidbar.

Diese Differenzierung ist entscheidend, da sie bestimmt, wie Unternehmen die Compliance-Planung angehen. Bei einer Geschäftsreise verbleibt der Mitarbeitende in der Heimatgesellschaft. Bei einer Entsendung hingegen wird der Mitarbeitende in der Gastgesellschaft integriert wird und folglich muss dort auch die Compliance umgesetzt werden.

Warum die Klassifizierung für Ihr Unternehmen wichtig ist

Die Entscheidung, grenzüberschreitende Arbeit als Geschäftsreise oder Entsendung zu klassifizieren, hat Auswirkungen auf:

Compliance-Strategie: Je nach Klassifizierung sind unterschiedliche Compliance-Maßnahmen erforderlich.
Kostenstruktur: Geschäftsreisen fallen oft unter Reisekostenrichtlinien mit anderen Zulagen im Vergleich zu den Entsendungen (z. B. Business-Class-Flüge, Hotelaufenthalte usw.).
Leistungen und Vergütung: Ob eine Reise als Geschäftsreise oder Entsendung gilt, beeinflusst die Mitarbeitendenerfahrung hinsichtlich Unterkünfte, Zulagen und Unterstützung.

Falsche Klassifizierung kann zu:

Unerwarteten steuerlichen Haftungsrisiken führen.
Compliance-Strafen führen.
Übermäßigen Kosten durch unpassende Anwendung der Entsenderichtlinie führen.
Unzufriedenheit der Mitarbeitenden aufgrund unerfüllter Erwartungen führen.

Wann betrachtet WorkFlex eine Reise als Geschäftsreise oder als Entsendung?

Unternehmen mit internationalen Aktivitäten entsenden Mitarbeitende häufig grenzüberschreitend zu verschiedenen Zwecken. Die Unterscheidung zwischen Geschäftsreise und Entsendung ist entscheidend, da sie die Mitarbeitenderfahrung beeinflusst und für den Arbeitgeber unterschiedliche Compliance-Auswirkungen haben kann. Das Gesetz gibt jedoch keine strikten Definitionen dafür vor, wann eine Reise als Geschäftsreise oder als Entsendung gilt. Folglich kann es vorkommen, dass einige Personen oder Unternehmen eine Reise als Geschäftsreise einordnen, während andere dieselbe Reise als Entsendung betrachten – und beide Varianten sind rechtlich korrekt.

Bei WorkFlex orientieren wir uns an folgenden Richtlinien zur Klassifizierung von Reisen:

Reisedauer bis 90 Tage: Diese Reise wird immer als Geschäftsreise betrachtet.
Reisedauer ab 183 Tagen: Diese Reise wird immer als Entsendung betrachtet.
Reisedauer zwischen 90 und 183 Tagen: Die Klassifizierung hängt von der Absicht der Reise ab. Wenn der Mitarbeitende in das Unternehmen im Zielort integriert ist, betrachten wir die Reise als Entsendung. Wenn nicht, handelt es sich um eine Geschäftsreise. Unter Integration verstehen wir in der Regel, dass der Mitarbeitende für das Zielunternehmen arbeitet, an einen Manager im Zielunternehmen berichtet usw.

Es ist wichtig zu beachten, dass bei mehreren Reisen desselben Mitarbeitenden zum gleichen Zielort die kumulierte Anwesenheit berücksichtigt werden muss. Wenn ein Mitarbeitender beispielsweise 20 Wochen lang von Montag bis Freitag zum gleichen Zielort reist, darf man nicht bei Regel #1 stoppen, nur weil jede Einzelreise unter 90 Tagen liegt. Die Klassifizierung muss auf Grundlage der Integration gemäß Regel #3 erfolgen, da die kumulierte Anwesenheit 20 * 5 = 100 Tage beträgt und somit zwischen 90 und 183 Tagen liegt.

Da, wie gesagt, die Definitionen von Geschäftsreise und Entsendung nicht gesetzlich festgelegt sind, kann es sein, dass Unternehmen Reisen anders klassifizieren als WorkFlex. Wenn die Unternehmensrichtlinie besagt, dass jede Reise, die eine bestimmte Dauer überschreitet (z. B. 60 Tage), als Entsendung gilt, ist das nicht falsch, und die WorkFlex-Plattform kann dies unterstützen. Ein Beispiel, das wir häufiger gesehen haben, sind intercompany-Austauschprogramme. Mitarbeitende können dabei für einen Zeitraum von meist 30 bis 90 Tagen bei einer ausländischen Konzernentity arbeiten – rein als (Lern-)Erfahrung, ohne dass das Unternehmen die Kosten übernimmt. Aus verschiedenen Gründen bevorzugen Unternehmen häufig, solche Fälle als Entsendung und nicht als Geschäftsreise zu behandeln.

Die andere Richtung ist etwas schwieriger: Es ist sehr unüblich, eine Reise, die länger als 183 Tage dauert, „nur“ als Geschäftsreise zu qualifizieren. Der Grund: Eine derart lange Reise kann in der Regel nicht stattfinden, ohne dass steuerliche oder arbeitsrechtliche Konsequenzen im Zielstaat entstehen, was eine Entsendung rechtfertigt – und damit im Allgemeinen eine Behandlung als Entsendung.

WorkFlex unterstützt bei beiden Varianten

Unabhängig davon, wie Sie die grenzüberschreitenden Aktivitäten Ihrer Mitarbeitenden klassifizieren, bietet WorkFlex umfassende Unterstützung:

Für Geschäftsreisen helfen wir Ihnen, Compliance-Risiken durch automatisierte Dokumentenerstellung (z.B. von A1 oder PWD), Echtzeit-Tracking und klare Risikobewertungen zu minimieren.
Für Entsendungen bieten wir ebenso eine Compliance Bewertung rundum Einkommenssteuer, Sozialversicherung, Visa usw. Des Weiteren hilft WorkFlex mit Kostenprognosen und Balance Sheets – ohne die Notwendigkeit einen Index einzukaufen. Wir kümmern uns um notwendige Dokumentationen (wie Visa, A1, PWD) und stellen sicher, dass Sie alle steuerlichen, sozialversicherungs- und rechtlichen Anforderungen erfüllen.

Unsere Plattform gibt Ihnen die Flexibilität, verschiedene Arten von Mobilität zu verwalten und dabei in allen Szenarien 100%ige Rechtssicherheit sicherzustellen.

Die richtige Entscheidung für Ihr Unternehmen treffen

Wenn Sie entscheiden, ob grenzüberschreitende Arbeit als Geschäftsreise oder Entsendung klassifiziert werden soll, sollten Sie Folgendes berücksichtigen:

Dauer: Während dies nicht der einzige Faktor ist, tendieren längere Aufenthalte eher zur Entsendungsklassifizierung.
Art der Arbeit: Besucht der Mitarbeitende vorübergehend oder integriert er sich in die lokalen Unternehmensabläufe?
Kostenplanung: Welche Variante passt besser in den Budgetrahmen?
Compliance-Kompetenz: Können Sie die Compliance-Anforderungen für beide Varianten erfüllen?

Die gute Nachricht ist, dass Sie durch WorkFlex diese komplexen Entscheidungen nicht selbst treffen müssen. Unsere Plattform hilft Ihnen, Risiken einzuschätzen und die richtige Compliance-Strategie für beide Varianten umzusetzen.