WICHTIG: Gelegentliche Reisen führen nicht zu einem speziellen Reisestatus. Wenn Sie ohne eine spezielle arbeitsvertragliche Regelung auf Workations oder Geschäftsreisen gehen, gelten Sie als REGULÄRER Reisender.
Spezielle Reisende sind Pendler, Auf Entsendung, Matrix-Manager, Remote-Mitarbeitende und Freelancer sowie Kombinationen dieser Gruppen.
Jede Form von grenzüberschreitender Beschäftigung oder besonderem Reisetyp stellt einzigartige Compliance-Herausforderungen dar, insbesondere bei Geschäftsreisen oder „Work-from-Anywhere“-Arrangements. Die WorkFlex-Risikobewertungs-Engine identifiziert potenzielle Probleme und hilft Ihrem Unternehmen, in allen Ländern compliant zu bleiben.
WorkFlex wurde entwickelt, um die Komplexitäten grenzüberschreitender Beschäftigung zu bewältigen und die Compliance für fünf einzigartige Beschäftigungstypen sicherzustellen: Pendler, Auf Entsendung, Matrix-Manager, Remote-Mitarbeitende und Freelancers.
Hier finden Sie ein Video von unserem Mitgründer und Compliance-Experten Pieter Manden mit einer detaillierten Definition der einzelnen Typen:
Nachfolgend finden Sie auch eine kürzere schriftliche Erklärung:
Grenzüberschreitende Beschäftigung / Besondere Reisende-Typen
Pendler (Commuters):
Pendler leben in einem Land, arbeiten jedoch in einem anderen. Dies ist eine häufige Situation in Europa, z. B. wenn Mitarbeitende in Frankreich wohnen und täglich in die Schweiz pendeln, sei es aus wirtschaftlichen oder persönlichen Gründen.
Für diese Mitarbeitenden ist bei Geschäftsreisen oder temporärem Arbeiten aus dem Ausland besondere Aufmerksamkeit auf Steuer- und Sozialversicherungs-Compliance erforderlich.
Die WorkFlex-Risikobewertungs-Engine berücksichtigt diese Szenarien und stellt sicher, dass grenzüberschreitende Mitarbeitende bei Reisen immer den entsprechenden Steuer- und Sozialversicherungsregelungen entsprechen.
Auf Entsendung:
Auf Entsendung sind Mitarbeitende, die vorübergehend in einem anderen Land leben und arbeiten. Ein Beispiel wäre ein deutscher Mitarbeitender, der für zwei Jahre nach Japan entsandt wird, um den Aufbau der Unternehmensaktivitäten zu unterstützen.
In solchen Fällen bleiben Mitarbeitenden auf Entsendung oft sozialversichert in ihrem Heimatland, ihre Besteuerung kann jedoch ganz oder teilweise ins Gastland verlagert werden.
Das Navigieren durch Steuer- und Sozialversicherungsvorschriften für Mitarbeitenden auf Entsendung auf Geschäfts- oder „Work-from-Anywhere“-Reisen erfordert besondere Sorgfalt. WorkFlex erkennt diese Fälle und stellt sicher, dass alle erforderlichen Dokumente vorbereitet werden, damit Ihre Mitarbeitenden auf Entsendung sowohl im Heimat- als auch im Gastland sowie im Zielland einer Reise compliant sind.
Matrix-Manager:
Matrix-Manager tragen Verantwortung über Ländergrenzen hinweg, oft in funktions- und projektbasierten Aufgaben. Ein Beispiel wäre ein Direktor mit Sitz in Spanien, der den lateinamerikanischen Markt betreut.
Wenn diese Mitarbeitenden in die Länder reisen, die sie betreuen, können sie von Tag eins an nicht nur lohnsteuerliche Verpflichtungen auslösen, insbesondere wenn ihre Arbeit direkt mit dem lokalen Geschäft verbunden ist, sondern auch erhöhte Risiken in Bezug auf Betriebsstätten, Datensicherheit und mehr.
Unsere Plattform verarbeitet die Geschäfts- und „Work-from-Anywhere“-Anfragen von Matrix-Manager*innen präzise und stellt sicher, dass jeder Arbeitstag im Ausland compliant ist.
Remote-Mitarbeitende:
Remote-Mitarbeitende, die entweder direkt oder über ein Employer of Record (EoR)-Modell angestellt sind, bringen zusätzliche Komplexität mit sich. Ein Beispiel wäre ein griechischer Mitarbeitender, der über ein EoR von einem deutschen Unternehmen angestellt ist.
WorkFlex stellt sicher, dass alle grenzüberschreitenden und rechtlichen Verpflichtungen gekennzeichnet werden, wenn Ihre Remote-Mitarbeitenden reisen, unabhängig davon, ob sie direkt oder über Dritte angestellt sind.
Freelancer:
Freelancer und selbstständige Auftragnehmende werden über einen Dienstleistungsvertrag beauftragt, nicht über ein Arbeitsverhältnis. Ein Beispiel wäre eine selbstständige Beraterin mit Sitz in Portugal, die ein Projekt für ein deutsches Unternehmen bearbeitet. Da es sich nicht um Angestellte handelt, greifen die üblichen Strukturen zu Payroll und Sozialversicherung nicht in gleicher Weise.
Wenn im Mitarbeitendenprofil im Feld für die grenzüberschreitende Beschäftigung Freelancer ausgewählt wird, passt sich das Profil automatisch an:
Aus Payroll-Land wird Vertragsland
Aus Beschäftigungsentität wird Vertragsentität
Das Sozialversicherungsland steht standardmäßig auf Keines, mit der Möglichkeit, ein Land für die Selbstversicherung anzugeben
Sobald die zugrunde liegende Risikologik finalisiert ist, werden damit auch Compliance-Bewertungen für Freelancer und selbstständige Auftragnehmende möglich.
Warum besondere Fälle besondere Aufmerksamkeit erfordern
Jedes dieser Beschäftigungsszenarien bringt einzigartige Compliance-Herausforderungen mit sich, insbesondere bei Geschäftsreisen oder „Work-from-Anywhere“-Arrangements. Werden diese Unterschiede nicht berücksichtigt, können Unternehmen unerwarteten Compliance-Risiken und rechtlichen Strafen ausgesetzt sein.
Die WorkFlex-Risikobewertungs-Engine erkennt nicht nur diese besonderen Fälle, sondern verwaltet sie aktiv. Sie markiert diese Szenarien, bewertet potenzielle Compliance-Risiken über sieben Risikodimensionen hinweg (Visa/Arbeitserlaubnis, Betriebsstätte, Lohnsteuer, Sozialversicherung, Entsenderichtlinie, Arbeitsrecht und Datensicherheit) und stellt sicher, dass die richtigen Maßnahmen zur Einhaltung ergriffen werden.
Mit nur einem Klick generiert unsere Plattform relevante Dokumente, führt ein Audit-Trail und sorgt dafür, dass Ihr Unternehmen reibungslos über Grenzen hinweg operiert – egal, wie komplex die Beschäftigungsbeziehung ist.
Für weitere Unterstützung wenden Sie sich bitte an unser Support-Team oder konsultieren Sie die detaillierten Anleitungen im Help Center.
Lesen Sie diesen Artikel, um zu erfahren, wie Sie diese besonderen Reisetypen auf der WorkFlex-Plattform kennzeichnen können.