Verständnis des Konzepts des wirtschaftlichen Arbeitgebers
Das Konzept des wirtschaftlichen Arbeitgebers definiert einen Arbeitgeber nicht nur nach der Person, die den Arbeitsvertrag unterzeichnet, sondern auch nach der Person, die tatsächlich:
Die Arbeit des Mitarbeiters leitet und kontrolliert,
Vom geleisteten Arbeitsaufwand profitiert und
Die Kosten des Gehalts oder der Entsendung trägt.
In Ländern, die dieses Konzept anwenden, kann das Host-Unternehmen als „tatsächlicher“ Arbeitgeber behandelt werden. Dies kann zu der Verpflichtung führen, die Lohnsteuer ab dem ersten Tag zu registrieren und zu überweisen, insbesondere für Geschäftsreisende oder kurzzeitige Entsandte.
Länderspezifische Überlegungen
Jedes Land hat seinen eigenen Ansatz für Geschäftsreisen im Zusammenhang mit dem wirtschaftlichen Arbeitgeber. Einige Länder haben eine Schwelle für die Anzahl der Tage festgelegt, die ein Mitarbeiter im Zielland für einen Inlandsauftraggeber arbeiten kann, ohne dass die Anforderungen eines wirtschaftlichen Arbeitgebers erfüllt sind.
Länder ohne Schwelle (z. B. Österreich, Dänemark, Deutschland, Norwegen, Polen, Slowakei und Tschechien).
Länder mit Tagesschwellen (z. B. Schweden, die Niederlande, China, Schweiz und Großbritannien).
Schritte, die Arbeitgeber unternehmen sollten, um nach dem Erhalt eines „Attention“-Ergebnisses in der Compliance Summary (CS) Konformität zu gewährleisten:
Bestätigen, ob eine wirtschaftliche Arbeitgeber-Situation vorliegt
Überprüfen, wer von der Arbeit des Mitarbeiters profitiert und wer sie kontrolliert.
Feststellen, ob die lokale Entität, der Kunde oder die Tochtergesellschaft tatsächlich als wirtschaftlicher Arbeitgeber fungiert. Dies könnte beinhalten:
Das Unternehmen weist dem Mitarbeiter Aufgaben zu, legt Prioritäten fest und genehmigt Urlaub oder Überstunden.
Das Unternehmen kontrolliert, wo und wie der Mitarbeiter arbeitet, stellt Werkzeuge oder Ausweise zur Verfügung und berechnet die Arbeitsstunden des Mitarbeiters der Zielland-Entität (z. B. durch intercompany Recharge).
Diese Analyse dokumentieren, da sie möglicherweise von den Steuerbehörden angefordert wird.
Potenzielle Lohnsteuerpflichten bewerten
Wenn das Host-Unternehmen als wirtschaftlicher Arbeitgeber betrachtet wird, muss es möglicherweise die Einkommensteuer einbehalten und überweisen.
Lohnsteuer abführen
Lohnsteuer muss ab dem ersten Tag einbehalten werden, wenn dies die lokalen Vorschriften vorsehen.
Eine Befreiung von der Einbehaltung könnte verfügbar sein, wenn die richtigen Gehaltsmechanismen und Vertragsbedingungen erfüllt sind.
Compliance-Dokumentation aufbewahren
Beweise aufbewahren, welche Entität von der geleisteten Arbeit profitiert und wie die Kosten wieder berechnet werden.
Sicherstellen, dass Lohnsteuerberichte oder Einreichungen pünktlich erfolgen, wenn dies lokal erforderlich ist.
Geschäftsreise-Struktur überprüfen
Lange Geschäftsreisen vermeiden, die die Grenzen zwischen den Verantwortlichkeiten des Heimat- und Hostlands verwischen.
Klarheit im Vertrag sicherstellen: Stellen Sie sicher, dass Geschäftsreisen schriftlich definiert sind, um die unbeabsichtigte Schaffung eines lokalen Arbeitsverhältnisses zu vermeiden.
Weitere Expertenberatung einholen
Da Länder den OECD-Rahmen unterschiedlich anwenden, prüfen Sie die länderspezifischen Anforderungen, die für Ihre Reise gelten könnten.
Falls erforderlich, holen Sie eine kurze Bestätigung zu Punkten wie Berichterstattung oder Lohnsteuerbehandlung ein, um spätere Korrekturen zu vermeiden.
Durch die Befolgung dieser Schritte können Arbeitgeber die Risiken im Zusammenhang mit wirtschaftlichen Arbeitgeber-Situationen mindern und die Einhaltung der Steuer- und Lohnsteuerpflichten im Zielland sicherstellen.