Bei WorkFlex ist bekannt, dass sich Einsatzdetails – insbesondere in der frühen Planungsphase – häufig weiterentwickeln. Ziel ist es, ausreichend Flexibilität für Anpassungen zu ermöglichen und gleichzeitig Compliance sowie Transparenz bei der Credit-Nutzung sicherzustellen.
Dieser Artikel erläutert:
wie Bearbeitungen nach der Einreichung funktionieren
wann Credits abgezogen werden (und wann nicht)
wie Dokumentenuploads und Änderungen über den Chat gehandhabt werden
Funktionsweise des Credit-Abzugs
Credits werden automatisch abgezogen, sobald ein Dokument von WorkFlex auf der Plattform hochgeladen wurde.
Bitte folgende Grundsätze beachten:
Wenn WorkFlex einen Fehler in einem Dokument macht und dieses erneut hochgeladen werden muss, werden keine zusätzlichen Credits berechnet.
Werden nach der Einreichung Änderungen an einem Dokument gewünscht und soll dieses erneut hochgeladen werden, werden zusätzliche Credits berechnet.
Dies gilt unabhängig davon, wie die Änderung übermittelt wird:
über den Edit-Flow in der Plattform
oder per Chat bzw. schriftlicher Anweisung
Dieses Vorgehen entspricht der branchenüblichen Praxis, da Änderungen eine erneute Compliance-Prüfung sowie die Überarbeitung der Dokumente erfordern.
Bearbeitung einer bereits eingereichten Entsendung
Zur Aktualisierung einer Assignment Request:
Entsendung öffnen und zur Seite „Trip Details“ wechseln
Auf „Update Request“ klicken
Relevante Einsatzdetails anpassen
Alle zuvor eingegebenen Informationen sind vorausgefüllt, sodass keine erneute Dateneingabe erforderlich ist.
Wichtig: Die Dokumentenerstellung beginnt unmittelbar nach Einreichung einer Entsendung. Werden Änderungen angefordert, nachdem Dokumente bereits hochgeladen wurden, müssen neue Dokumente erstellt werden und Credits werden erneut abgezogen.
Einfache Änderungen: keine zusätzlichen Kosten
Folgende Anpassungen können ohne zusätzliche Berechnung vorgenommen werden:
Ergänzung von Reisedaten, wenn ursprünglich nur die Dauer angegeben wurde
Ergänzung des Mitarbeitendennamens nach der ersten Einreichung
Diese Änderungen haben keinen Einfluss auf die Compliance-Bewertung.
Wesentliche Änderungen: neue Compliance-Dokumente erforderlich
Werden bedeutende Änderungen an der Entsendung vorgenommen – beispielsweise die Anpassung mehrerer Variablen oder ein Wechsel des Ziellandes – wirkt sich dies auf die Compliance-Bewertung aus. In solchen Fällen wird die Anfrage als neue Entsendung behandelt und aktualisierte Dokumente werden erstellt.
Hinweis: Die Dokumentenerstellung beginnt unmittelbar nach Einreichung einer Assignment Request. Für die Erstellung neuer Dokumente werden zusätzliche Credits berechnet.
Änderungen über den Chat
Anweisungen, die über den Chat übermittelt werden, haben denselben Effekt wie Änderungen über die Plattform. (dies gilt nur für Assignment-Anfragen)
Wurden Dokumente bereits hochgeladen und es werden nachträglich Änderungen per Chat angefordert:
müssen die Dokumente überarbeitet oder neu erstellt werden
werden zusätzliche Credits berechnet
Ist die Anpassung aufgrund eines Fehlers von WorkFlex erforderlich, fallen keine zusätzlichen Credits an.