Herzlichen Glückwunsch! 🎉 Sie haben erfolgreich ein neues Assignment erstellt und die ersten Schritte abgeschlossen. (Falls nicht, lesen Sie bitte zuerst diesen Artikel.)
Der nächste Schritt ist die Bestätigung des Assignments. Dieser Schritt ist entscheidend, da WorkFlex erst nach der Bestätigung beginnt, Ihre Compliance-Dokumente vorzubereiten (z. B. A1/CoC, Assignment Letter, Tax Briefing sowie alle weiteren Dokumente, die in Ihrem Vertrag enthalten sind).
Während der Bestätigung haben Sie außerdem die Möglichkeit, Empfehlungen für zusätzliche Services aus unserem vertrauenswürdigen Partnernetzwerk anzufordern. Falls Sie dafür noch nicht bereit sind – kein Problem, das können Sie auch später jederzeit nachholen.
Wenn Sie Fragen haben, unterstützt Sie Ihr CSM gerne.
Warum die Bestätigung wichtig ist
Assignments, die sich noch in der Phase „Exploration“ befinden, sind nicht bestätigt. Ohne Bestätigung kann die Erstellung der Dokumente nicht starten. Um Sie bei der Einhaltung der Vorschriften zu unterstützen, senden wir Ihnen zusätzlich Erinnerungen per E-Mail.
So bestätigen Sie ein Assignment
1. Assignment öffnen
Gehen Sie zu dem Assignment, das Sie bestätigen möchten.
Ein Anfrage-Pop-up öffnet sich.
Klicken Sie unten rechts auf „Assignment bestätigen“.
2. Erforderliche Informationen vervollständigen
Ergänzen Sie alle fehlenden Angaben (z. B. Name des Mitarbeitenden, Sozialversicherungsland, Wohnadresse während der Entsendung).
Hinterlegen Sie die vertragliche Konstellation des Mitarbeitenden während der Entsendung.
Wählen Sie den Mitarbeitenden aus dem Drop-down-Menü aus oder legen Sie ein neues Mitarbeitendenprofil an.
Tragen Sie die Reisepassnummer ein. Diese ist zwar nicht verpflichtend, wir empfehlen jedoch, den Reisepass im Dokumentencenter des Mitarbeitenden zu hinterlegen, um die Bearbeitung zu erleichtern.
Alle eingegebenen Informationen werden im Mitarbeitendenprofil gespeichert und bei der Ermittlung der korrekten Compliance-Dokumente für Geschäftsreisen während einer Entsendung berücksichtigt – vorausgesetzt, alle entsprechenden Lösungen werden auf der WorkFlex Plattform genutzt.
Überprüfen oder ergänzen Sie die korrekten Start- und Enddaten im Bereich „Reisedetails“ – diese Daten werden für die Compliance-Dokumente verwendet, daher ist Genauigkeit entscheidend.
3. (Optional) Zusätzliche Services hinzufügen
Wenn Sie Unterstützung bei Relocation, Steuern oder anderen lokalen Services benötigen, können Sie über das globale Partnernetzwerk von WorkFlex eine Empfehlung anfordern.
Haben Sie bereits eigene Partner? Dann können Sie diesen Schritt einfach überspringen.
Sie können auch Anfragen im Freitextfeld hinzufügen oder später über den Assignment-Chat stellen.
Auf der rechten Seite sehen Sie eine Übersicht der angefragten Services – an dieser Stelle entstehen keine zusätzlichen Kosten.
4. Überprüfen und bestätigen
Eine Übersichtsseite zeigt Ihnen alle eingegebenen Details an.
Wenn alles korrekt ist, setzen Sie das Häkchen im Bestätigungsfeld und klicken Sie auf „Bestätigen“.
Was passiert danach?
WorkFlex beginnt mit der Erstellung der Compliance-Dokumente (sofern vertraglich vereinbart).
Nach dem Upload der Dokumente erfolgt eine Benachrichtigung per E-Mail.
Bei angefragten zusätzlichen Services meldet sich das WorkFlex-Team direkt per E-Mail.