A1-Zertifikate verstehen
A1-Zertifikate sind für Mitarbeitende, die beruflich grenzüberschreitend reisen oder pendeln, unerlässlich. Sie weisen nach, welches Land während des Auslandsaufenthalts für die Sozialversicherung des Mitarbeitenden zuständig ist.
Unterschied zwischen Artikel 12 und Artikel 13 A1-Zertifikaten
Artikel 12 A1 (Standard A1): Dieses Zertifikat ist für Personen gedacht, die für einen begrenzten Zeitraum außerhalb ihres Beschäftigungslandes arbeiten. Jede Reise erfordert ein separates A1-Zertifikat, um die Einhaltung der Vorschriften bei kurzfristigen Einsätzen oder Geschäftsreisen zu gewährleisten.
Artikel 13 A1 (Mehrstaatliche Beschäftigung für Pendler): Dies gilt für Mitarbeitende, die regelmäßig in mehreren Ländern arbeiten, sowie für Pendler, die in einem Land wohnen und in einem anderen arbeiten.
Vorläufiges A1 und WorkFlex Sozialversicherungsnachweis
Das vorläufige A1/CoC gilt für Länder mit einem bestehenden Sozialversicherungsabkommen (Vertrag). Für Länder ohne ein solches Abkommen wird als alternative Bestätigung der WorkFlex Sozialversicherungsnachweis (WSSS) bereitgestellt.
Das vorläufige A1 und der WSSS enthalten dieselben Informationen wie das A1/CoC, bieten jedoch den Vorteil, dass sie sofort ausgestellt werden können, da die Bearbeitungszeit der Behörden umgangen wird. Mit dem vorläufigen A1 oder dem WSSS reist der Mitarbeitende weiterhin gesetzeskonform, und WorkFlex übernimmt die Haftung. Sobald die Behörden das A1/CoC ausstellen, kann es das vorläufige A1 oder den Sozialversicherungsnachweis ersetzen.
Bei WorkFlex unterstützen wir derzeit A1-Zertifikate und Certificates of Coverage (CoC) in 26 Ländern. Unser Ziel ist es, diesen Prozess so reibungslos wie möglich zu gestalten. Da die Sozialversicherungsverwaltungen jedoch stark von Land zu Land variieren, benötigen wir gelegentlich Ihre Unterstützung, um einen erfolgreichen Antrag sicherzustellen.
Dieser Artikel gibt Einblicke basierend auf unserer praktischen Erfahrung und fasst vor allem Folgendes zusammen:
✅ Was wir in jedem Land abdecken
⏱ Erwartete Bearbeitungszeiten
⚠️ Aktuelle Herausforderungen und Anforderungen
📝 Für länderspezifische Informationen klicken Sie auf das jeweilige Land
🇪🇺 Europäische Union & EFTA-Länder
Land | A1-Bearbeitungszeit | CoC-Bearbeitungszeit | Methode | Hinweise / Herausforderungen |
Deutschland 🇩🇪 | ~5 Arbeitstage (bis zu 8+ Wochen für Mehrstaatenfälle) | 8+ Arbeitstage | Online | Detaillierte Unterlagen werden oft angefordert |
Schweiz 🇨🇭 | Sofort | 2–3 Arbeitstage | Online | Eines der schnellsten Systeme |
Niederlande 🇳🇱 | Bis zu 8 Wochen | N/A | Online | Lange Vorlaufzeit; frühzeitig beantragen |
Österreich 🇦🇹 | ~5 Arbeitstage | Bis zu 2 Wochen | Online | – |
Irland 🇮🇪 | 2–4 Wochen | N/A | Online | – |
Spanien 🇪🇸 | 1 Tag – 1 Woche (im Sommer ggf. länger) | 1 Tag – 2 Wochen (im Sommer ggf. länger) | Online (RED-System für A1, Digitales Zertifikat für CoC) | Unterschiedliche Systeme je nach Zielland; Behörden können zusätzliche Dokumente verlangen |
Italien 🇮🇹 | 1 Monat | 1 Monat | Online | Neuer Prozess; zusätzliche Unterlagen von Mitarbeitenden erforderlich |
Polen 🇵🇱 | 2 Wochen – 2 Monate | N/A | Online | Bearbeitungszeit abhängig von der Arbeitgeberadresse; Gehaltsnachweise können angefordert werden |
Lettland 🇱🇻 | 4–6 Wochen | N/A | Online | – |
Slowakei 🇸🇰 | 30 Tage + ~5 Tage Versand | N/A | Post | Neuer Prozess; Arbeitsvertrag erforderlich; begrenzte Praxiserfahrung |
Norwegen 🇳🇴 | ~6 Monate | N/A | Online | Sehr lange Bearbeitungszeit |
Dänemark 🇩🇰 | ~2 Monate | N/A | Arbeitsvertrag für jeden Antrag erforderlich | |
Kroatien 🇭🇷 | Bis zu 30 Tage | N/A | Post | Arbeitgeber muss Fragebogen unterschreiben; Porto erhöht Kosten; A1-Zertifikat wird direkt an den Kunden geschickt |
Schweden 🇸🇪 | 1–3 Monate | N/A | Post | 2 Vollmachten erforderlich; Zertifikat wird direkt an Mitarbeitende gesendet |
Finnland 🇫🇮 | 2–4 Wochen | 2–4 Wochen | – | |
Estland 🇪🇪 | ~30 Tage | N/A | Post | Zu früh für abschließende Bewertung |
Island 🇮🇸 | ~1 Monat | N/A | Zu früh für abschließende Bewertung | |
Litauen 🇱🇹 | ~30 Tage | N/A | Post | Zertifikat wird an den Kunden gesendet |
Malta 🇲🇹 | In der Regel 1 Tag | N/A | Online | Arbeitgeber muss Fragebogen ausfüllen |
Tschechien 🇨🇿 | 30–60 Tage | 30–60 Tage | Umfangreiche Informationen erforderlich; Arbeitsvertrag notwendig; fehlende Daten stoppen den Antrag | |
Zypern 🇨🇾 | 6–8 Wochen | N/A | Post | Arbeitgeberfragebogen + 2 Vollmachten erforderlich; Zertifikat wird an den Arbeitgeber gesendet |
🌎 Nicht-EU-Länder
Land | A1-Bearbeitungszeit | CoC-Bearbeitungszeit | Methode | Hinweise / Herausforderungen |
~4 Monate | N/A | Online | – | |
N/A | ~3 Monate | Online | – | |
Chile 🇨🇱 | N/A | Variiert | Online | Abhängig von bilateraler Vereinbarung |
Peru 🇵🇪 | N/A | Variiert | Online | Abhängig von bilateraler Vereinbarung |
Uruguay 🇺🇾 | N/A | Variiert | Online | Abhängig von bilateraler Vereinbarung |
🌐 Weitere Länder
WorkFlex kann auf Anfrage Deckungsoptionen prüfen. Jeder Fall hängt davon ab, ob ein bilaterales Abkommen zwischen dem Heimat- und dem Gastland besteht.
💡 Wichtige Erkenntnisse
WorkFlex unterstützt A1- und CoC-Abdeckung in 25 Ländern, jedes mit eigenen Bearbeitungszeiten, Anforderungen und Herausforderungen.
Eine Vollmacht (POA) ist immer erforderlich, damit wir in Ihrem Namen handeln können.
In einigen Ländern benötigen wir auch einen Arbeitgeberfragebogen mit Angaben wie lokale Mitarbeiterzahl oder andere unternehmensspezifische Daten. Diese Informationen sind Teil des offiziellen Antrags und der einzige Grund, warum wir danach fragen.
Für Online-Antragsportale benötigen wir Ihre Autorisierung, um auf das System zugreifen zu können. Während des Onboardings stellen wir Schritt-für-Schritt-Anleitungen bereit, damit Sie uns den erforderlichen Zugriff gewähren können.
Die rechtzeitige Bereitstellung von Dokumenten und Informationen ist entscheidend, um Verzögerungen zu vermeiden.
Durch die transparente Weitergabe dieser Anforderungen möchten wir Erwartungen klar managen und eine reibungslosere Zusammenarbeit sicherstellen.