Reiseaktionen sind die Compliance- und Admin-Schritte, die unter „Aktion erforderlich“ auf einer Reise angezeigt werden, zum Beispiel das Beantragen einer A1-Bescheinigung, eines Visums oder einer Arbeitserlaubnis. In den Unternehmenseinstellungen können Sie diese Aktionen für Ihr gesamtes Unternehmen anpassen: eine Aktion aktivieren oder deaktivieren, festlegen, wer sie sieht, wer sie abschließen darf, und ob die verantwortliche Person per E-Mail benachrichtigt wird. Für Geschäftsreisen können Sie außerdem eigene Aktionen für Schritte anlegen, die spezifisch für Ihr Unternehmen sind. So bleibt WorkFlex auf die Schritte fokussiert, die Sie über WorkFlex verwalten möchten, und blendet die Schritte aus, die Sie an anderer Stelle bearbeiten.
Wo Sie Reiseaktionen finden
Öffnen Sie im linken Menü Admin-Verwaltung.
Klicken Sie auf Unternehmenseinstellungen.
Wählen Sie Reiseaktionen aus.
Sie können Reiseaktionen je nach Reisetyp (Workation vs. Geschäftsreise) umschalten. Sie sehen eine Liste aller Aktionen, die für Ihr Unternehmen relevant sind. Jede Aktion enthält eine kurze Erklärung – klicken Sie auf das Info-Symbol neben dem Namen, um genau zu sehen, was sie bewirkt.
Was Sie anpassen können
Für jede Aktion stehen Ihnen vier Einstellungen zur Verfügung:
Schalter Ein/Aus – legt fest, ob die Aktion überhaupt ausgelöst wird. Aktivieren Sie sie für Schritte, die WorkFlex nachverfolgen soll, oder deaktivieren Sie sie für Schritte, die Ihr Unternehmen bereits außerhalb von WorkFlex bearbeitet. Wenn sie deaktiviert ist, wird die Aktion auf keiner Reise ausgelöst.
Sichtbar für – wer die Aktion auf der Reise sieht. Wählen Sie alle Rollen aus, die sie einsehen können sollen.
Verantwortlich · Kann handeln – wer die Aktion tatsächlich abschließen kann, zum Beispiel indem sie als erledigt markiert oder ein Dokument hochgeladen wird. Alle anderen, die die Aktion sehen können, sehen sie im schreibgeschützten Modus.
Verantwortliche Person per E-Mail benachrichtigen – ob die verantwortliche Person eine E-Mail erhält, sobald die Aktion auf ihrer Reise erscheint.
Hinweis: „Sichtbar für“ legt fest, wer die Aktion auf der Reise sieht. „Verantwortlich“ legt fest, wer sie als erledigt markieren kann; alle anderen sehen sie im schreibgeschützten Modus. Wenn Sie „Verantwortliche Person per E-Mail benachrichtigen“ aktivieren, erhält diese eine E-Mail, sobald die Aktion auf ihrer Reise erscheint. Deaktivieren Sie eine Aktion, wenn Ihr Unternehmen sie an anderer Stelle bearbeitet.
So passen Sie eine Aktion an
Gehen Sie zu Unternehmenseinstellungen → Reiseaktionen.
Suchen Sie die Aktion, die Sie anpassen möchten.
Verwenden Sie den Schalter, um sie zu aktivieren oder zu deaktivieren.
Wählen Sie unter Sichtbar für die Rollen aus, die die Aktion sehen sollen.
Wählen Sie unter Verantwortlich · Kann handeln die Rolle oder Rollen aus, die sie abschließen dürfen.
Aktivieren Sie Verantwortliche Person per E-Mail benachrichtigen, wenn die verantwortliche Person eine E-Mail erhalten soll, sobald die Aktion erscheint.
Ihre Änderungen gelten für das gesamte Unternehmen und werden für aktuelle und zukünftige Reisen dieses Typs übernommen.
Beispiele
Eine Aktion deaktivieren, die Ihr Unternehmen selbst bearbeitet
Wenn Ihr Unternehmen die A1-Bescheinigung bereits außerhalb von WorkFlex beantragt, muss WorkFlex nicht zusätzlich daran erinnern. Anstatt dass die Aktion „A1 beantragen“ auf jeder relevanten Reise angezeigt wird, deaktivieren Sie diese Aktion einfach – danach wird sie nicht mehr ausgelöst.
Eine Aktion für alle sichtbar machen, aber nur bestimmte Personen können sie abschließen
Sie möchten vielleicht, dass Visum beantragen für alle Personen sichtbar ist, die Zugriff auf die Reise haben, während nur Mitarbeitende und Assistant das Visumsdokument hochladen können. Wählen Sie unter Sichtbar für zum Beispiel HR und Manager aus und setzen Sie Verantwortlich · Kann handeln auf Mitarbeitende und Assistant. HR und Manager sehen die Aktion und ihren Status, können sie aber nicht bearbeiten oder abschließen.
Gut zu wissen
Die Einstellungen gelten für Ihr gesamtes Unternehmen und nicht für eine einzelne Reise.
Es werden nur die Aktionen angezeigt, die für die Einrichtung Ihres Unternehmens relevant sind.
Wenn eine Aktion deaktiviert wird, wird sie aus „Aktion erforderlich“ auf jeder Reise dieses Typs entfernt.
Eigene Reiseaktionen können nur für Geschäftsreisen erstellt werden.
Eine eigene Aktion benötigt einen Auslöser. Eine Regel ohne Bedingungen zeigt die Aktion auf jeder Geschäftsreise an.
Nur Unternehmensadministratoren können die Einstellungen für Reiseaktionen ansehen und bearbeiten.
Eigene Reiseaktion erstellen
Für Geschäftsreisen können Sie neben den Standardaktionen eigene Aktionen erstellen, zum Beispiel „Kosten einreichen“ oder „Über das Firmenreisebüro buchen“. Eine eigene Aktion funktioniert wie jede andere: Sie erscheint unter „Aktion erforderlich“ auf der Reise, sie hat eine Einstellung Sichtbar für und Verantwortlich · Kann handeln, und die verantwortliche Person markiert sie als erledigt.
Eigene Reiseaktionen sind nur für Geschäftsreisen verfügbar. Reiseaktionen für Workations können aktiviert, deaktiviert und angepasst, aber nicht neu erstellt werden.
Die Aktion erstellen
Gehen Sie zu Unternehmenseinstellungen → Reiseaktionen und öffnen Sie den Tab Geschäftsreise.
Klicken Sie oben rechts in der Aktionsliste auf Aktion erstellen.
Füllen Sie die Details aus:
Name der Aktion – wie die Aktion auf der Reise heißt, zum Beispiel „Kosten einreichen“.
Beschreibung – eine Zeile, die der verantwortlichen Person sagt, was zu tun ist, zum Beispiel „Kosten beim Finance-Team des Unternehmens einreichen“.
Sichtbar für – die Rollen, die die Aktion auf der Reise sehen können.
Verantwortlich · Kann handeln – die Rolle, die sie als erledigt markieren kann.
Verantwortliche Person zusätzlich per E-Mail benachrichtigen, wenn diese Aktion ausgelöst wird – aktivieren Sie dies, um die verantwortliche Person per E-Mail zu benachrichtigen, sobald die Aktion auf ihrer Reise erscheint.
Klicken Sie auf Erstellen und Auslöser einrichten.
Ein Auslöser ist erforderlich. Ohne ihn würde die Aktion auf jeder Geschäftsreise angezeigt. WorkFlex führt Sie direkt nach dem Erstellen der Aktion in den Workflow Builder, damit Sie ihn festlegen können.
Den Auslöser festlegen
Der Auslöser entscheidet, auf welchen Reisen die Aktion erscheint. Es handelt sich um eine Regel im Workflow Builder: Sobald eine Reise Ihren Bedingungen entspricht, wird die Aktion angezeigt.
Ihre neue Aktion ist bereits als Regel angelegt. Öffnen Sie den Tab Automatisierungen des Geschäftsreise-Workflows und suchen Sie sie links in der Liste Regeln unter Reiseaktionen.
Klicken Sie unter WENN eine Reise übereinstimmt auf + Bedingung und wählen Sie ein Attribut aus.
Legen Sie Operator und Werte fest, zum Beispiel Zielland · ist eines von · Schweiz, Luxemburg.
Fügen Sie mit + Bedingung weitere Bedingungen hinzu und wechseln Sie zwischen UND und ODER, um festzulegen, ob alle oder nur eine der Bedingungen zutreffen müssen. Mit + Gruppe verschachteln Sie Bedingungen, sodass Sie sie kombinieren können, zum Beispiel Zielland ist eines von Schweiz, Luxemburg UND Reisedauer ist länger als 3 Tage.
Unter DANN diese Aktionen anzeigen ist Ihre Aktion bereits ausgewählt. Fügen Sie mit + Neue Aktion weitere Aktionen hinzu oder erstellen Sie mit + Neue Reiseaktion eine weitere eigene Aktion.
Klicken Sie auf Änderungen speichern.
Die Zeile über der Regel fasst sie zusammen, zum Beispiel Wenn 2 Bedingungen, zeige „Kosten einreichen“. Eine Regel ohne Bedingungen lautet Auf jeder Reise, zeige „Kosten einreichen“.
Verfügbare Bedingungen
Reisedauer · Zielland · Reisezweck · Staatsangehörigkeit · Land der Gehaltsabrechnung · Land der Sozialversicherung · Gesellschaft · Wer die Reise eingereicht hat · Wie die Reise hinzugefügt wurde
Basierend auf der Compliance-Zusammenfassung: Compliance-Ergebnis · Meldung entsandter Arbeitnehmer erforderlich · A1 / CoC · Visum erforderlich · Kumulierte Aufenthaltsdauer im Zielland · Reiseaktion
Eine eigene Aktion bearbeiten, pausieren oder löschen
Öffnen Sie die Regel im Workflow Builder und verwenden Sie den Schalter Ein/Aus, um sie zu pausieren, oder Löschen, um sie zu entfernen. Änderungen werden erst wirksam, wenn Sie auf Änderungen speichern klicken.
Mehr darüber, wie „Aktion erforderlich“ in den Anfrage-Details einer Reise angezeigt wird, erfahren Sie hier.