Reiseaktionen sind Compliance- und Admin-Schritte, die unter „Aktion erforderlich" auf einer Reise angezeigt werden. Dazu gehören zum Beispiel das Beantragen einer A1-Bescheinigung, eines Visums oder einer Arbeitserlaubnis.
In den Unternehmenseinstellungen können Sie diese Aktionen für Ihr gesamtes Unternehmen anpassen. Sie können festlegen, ob eine Aktion aktiviert oder deaktiviert ist, wer sie sehen kann und wer sie abschließen darf.
So bleibt WorkFlex auf die Schritte fokussiert, die Sie über WorkFlex verwalten möchten, während Aktionen ausgeblendet werden können, die Ihr Unternehmen außerhalb von WorkFlex bearbeitet.
Wo Sie Reiseaktionen finden
Öffnen Sie im linken Menü Admin-Verwaltung.
Klicken Sie auf Unternehmenseinstellungen.
Wählen Sie Reiseaktionen aus.
Anschließend sehen Sie eine Liste aller Aktionen, die für Ihr Unternehmen relevant sind.
Jede Aktion enthält eine kurze Erklärung. Klicken Sie auf das Info-Symbol neben dem Namen der Aktion, um genau zu sehen, was diese Aktion auslöst oder bewirkt.
Was Sie anpassen können
Für jede Aktion stehen Ihnen drei Einstellungen zur Verfügung:
Aktivieren/deaktivieren: Legt fest, ob die Aktion überhaupt ausgelöst wird. Aktivieren Sie die Aktion für Schritte, die WorkFlex nachverfolgen soll. Deaktivieren Sie sie für Schritte, die Ihr Unternehmen bereits außerhalb von WorkFlex bearbeitet. Wenn eine Aktion deaktiviert ist, wird sie auf keiner Reise ausgelöst.
Sichtbar für: Legt fest, wer die Aktion auf der Reise sehen kann. Wählen Sie alle Rollen aus, die diese Aktion einsehen können sollen.
Verantwortlich · Kann handeln: Legt fest, wer die Aktion tatsächlich abschließen kann, zum Beispiel indem die Aktion als erledigt markiert oder ein Dokument hochgeladen wird. Alle anderen Nutzer, die die Aktion sehen können, sehen sie im schreibgeschützten Modus.
Hinweis: „Sichtbar für“ legt fest, wer die Aktion auf der Reise sehen kann. „Verantwortlich · Kann handeln“ legt fest, wer die Aktion abschließen darf. Alle anderen Nutzer sehen die Aktion nur im schreibgeschützten Modus. Deaktivieren Sie eine Aktion, wenn Ihr Unternehmen diesen Schritt außerhalb von WorkFlex bearbeitet.
So passen Sie eine Aktion an
Gehen Sie zu Unternehmenseinstellungen → Reiseaktionen.
Suchen Sie die Aktion, die Sie anpassen möchten.
Verwenden Sie den Schalter, um die Aktion zu aktivieren oder zu deaktivieren.
Wählen Sie unter Sichtbar für die Rollen aus, die die Aktion sehen sollen.
Wählen Sie unter Verantwortlich · Kann handeln die Rolle oder Rollen aus, die die Aktion abschließen dürfen.
Ihre Änderungen gelten für das gesamte Unternehmen und werden für aktuelle und zukünftige Reisen dieses Typs übernommen.
Beispiele
Eine Aktion deaktivieren, die Ihr Unternehmen selbst bearbeitet
Wenn Ihr Unternehmen die A1-Bescheinigung bereits außerhalb von WorkFlex beantragt, muss WorkFlex nicht zusätzlich daran erinnern.
Anstatt dass die Aktion „A1 beantragen“ auf jeder relevanten Reise angezeigt wird, können Sie diese Aktion einfach deaktivieren. Danach wird sie nicht mehr ausgelöst.
Eine Aktion für alle sichtbar machen, aber nur bestimmte Personen können sie abschließen
Sie möchten vielleicht, dass die Aktion „Visum beantragen“ für alle Personen sichtbar ist, die Zugriff auf die Reise haben. Gleichzeitig sollen aber nur die reisende Person und der Assistant das Visumsdokument hochladen können.
In diesem Fall können Sie unter „Sichtbar für" zum Beispiel HR und Manager auswählen und unter „Owner · Can act" die Rollen Mitarbeitende und Assistant festlegen.
HR und Manager können die Aktion und ihren Status sehen, aber nicht selbst bearbeiten oder abschließen.
Gut zu wissen
Die Einstellungen gelten für Ihr gesamtes Unternehmen und nicht nur für eine einzelne Reise.
Es werden nur die Aktionen angezeigt, die für die Einrichtung Ihres Unternehmens relevant sind.
Wenn eine Aktion deaktiviert wird, wird sie aus „Aktion erforderlich" auf jeder Reise dieses Typs entfernt.
Nur Unternehmensadministratoren können die Einstellungen für Reiseaktionen ansehen und bearbeiten.
Mehr darüber, wie „Aktion erforderlich" in den Anfrage-Details einer Reise angezeigt wird, erfahren Sie hier.