Übersicht
Mit WorkFlex können Sie unterschiedliche Workation-Regeln innerhalb Ihres Unternehmens verwalten, indem Sie individuelle Workation-Richtlinien (Policies) für bestimmte Entitäten erstellen. Diese Funktion bietet HR-Teams und Administratoren die Flexibilität, unterschiedliche regionale Anforderungen, abteilungsspezifische Vorgaben oder Compliance-Regeln direkt auf der Plattform abzubilden.
Wichtig zu wissen
Erforderliche Berechtigungen: Sie benötigen Administrator- oder HR-Zugriffsrechte, um die Unternehmenseinstellungen einsehen und bearbeiten zu können.
Voraussetzungen: Ihre Unternehmensstruktur (Entitäten) muss bereits in Ihrem WorkFlex-Konto eingerichtet sein.
Standardverhalten: Wenn Sie keine benutzerdefinierten Richtlinien erstellen und zuweisen, „erben“ alle Entitäten automatisch die Standardrichtlinie (Default Policy).
Einzelrichtlinien-Ansicht: Solange nur die Standardrichtlinie existiert, sehen Sie direkt die Richtlinienansicht. Sobald Sie eine zweite Richtlinie erstellen, erscheint stattdessen die Workation-Richtlinienübersicht, in der alle Richtlinien nebeneinander aufgelistet sind.
Wie es funktioniert
Anstatt einen pauschalen Ansatz für das gesamte Unternehmen zu nutzen, können Sie maßgeschneiderte Richtlinien erstellen und bestimmten Entitäten zuweisen. Sie definieren zunächst die Regeln und Anpassungen in einem neuen Richtlinienprofil. Nach dem Speichern weisen Sie diese Richtlinie der gewünschten Entität zu. Jede Entität ohne individuelle Zuweisung nutzt weiterhin die Standardregeln.
Schritte
Melden Sie sich in Ihrem WorkFlex-Konto an.
Navigieren Sie im Hauptmenü zu den Einstellungen.
Klicken Sie auf den Reiter Workation-Richtlinie.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Richtlinie erstellen.
Geben Sie einen eindeutigen Richtliniennamen ein (z. B. „Workation-Richtlinie – Standort Spanien“) und konfigurieren Sie Ihre spezifischen Anpassungen.
Kehren Sie zur Übersichtsseite Workation-Richtlinie zurück. Hier sehen Sie nun Ihre neue benutzerdefinierte Richtlinie neben der Standardrichtlinie.
Klicken Sie oben auf dem Bildschirm auf Einer Einheit zuweisen (Assign to Entity) – dies führt Sie zur Einheitenverwaltung (Entity management). Sie können die Einheitenverwaltung auch direkt über die Einstellungsseite aufrufen.
Wählen Sie bei der entsprechenden Entität Workation-Richtlinie ändern und wählen Sie Ihre neu erstellte Richtlinie aus dem Dropdown-Menü aus.
Kurz zusammengefasst
Sobald die Zuweisung gespeichert ist, gelten für die ausgewählte Entität ab sofort die Regeln der neuen individuellen Workation-Richtlinie. Alle zukünftigen Workation-Anfragen von Mitarbeitenden dieser Entität werden nach diesen neuen Parametern bewertet.
Zusätzliche Hinweise
Löschen einer benutzerdefinierten Richtlinie: Wenn Sie eine benutzerdefinierte Richtlinie löschen, fällt jede Einheit, der diese zugewiesen war, automatisch auf die Standardrichtlinie (Default Policy) zurück. Es gibt kein Szenario, in dem eine Einheit ohne zugewiesene Richtlinie bleibt.