Arbeitgeberische Fürsorgepflicht (Duty of Care) ist ein zentrales Konzept, das die Verantwortung von Arbeitgebern beschreibt, ihre Mitarbeitenden bei der Ausübung ihrer Arbeitstätigkeiten vor Schaden zu schützen. Diese Pflicht gilt für alle arbeitsspezifischen Situationen – unabhängig davon, ob der Mitarbeitende im Büro, im Homeoffice oder auf einer Geschäftsreise tätig ist.
Im Rahmen unseres Engagements, eine umfassende Compliance-Plattform bereitzustellen, wurde WorkFlex SOS entwickelt, um Arbeitgeber bei der Erfüllung ihrer Fürsorgepflicht zu unterstützen und gleichzeitig die Einhaltung von Industriestandards wie ISO 31030 sicherzustellen.
Was ist WorkFlex SOS?
WorkFlex SOS ist eine umfassende Lösung, die sich nahtlos in unsere Plattform integriert und Arbeitgebern hilft, die Sicherheit und Compliance ihrer Mitarbeitenden während Geschäftsreisen oder Workations zu verwalten.
Dieses Tool ist Teil des übergeordneten Ziels von WorkFlex, Compliance-Prozesse zu vereinfachen und sicherzustellen, dass Unternehmen ihre gesetzlichen Verpflichtungen zum Schutz ihrer Mitarbeitenden erfüllen.
Durch die Aktivierung von WorkFlex SOS bleiben Unternehmen konform mit den Anforderungen der Fürsorgepflicht und erfüllen gleichzeitig die ISO-31030-Standards für das Gesundheits-, Sicherheits- und Sicherheitsmanagement von reisenden oder im Ausland arbeitenden Mitarbeitenden.
📞 Wenden Sie sich an Ihre WorkFlex Customer Success Managerin bzw. Ihren Customer Success Manager, um die Lösung für Ihr Unternehmen zu aktivieren.
Einrichtung der SOS-Admin-Rolle
Nach der Aktivierung der SOS-Lösung für Ihr Unternehmen können HR-Admins die SOS-Admin-Rolle einzelnen Mitarbeitenden zuweisen.
Diese Rolle ist eine zusätzliche Berechtigungsebene, die bestimmten Nutzer:innen einen Überblick über die Sicherheit der Mitarbeitenden während Geschäftsreisen ermöglicht, ohne ihre bestehende Rolle zu überschreiben.
So weisen Sie die SOS-Admin-Rolle zu:
Navigieren Sie zu Mitarbeitendenverwaltung.
Klicken Sie auf die drei Punkte neben dem Namen der betreffenden Person.
Wählen Sie SOS-Admin-Rolle zuweisen.
Bestätigen Sie Ihre Auswahl.
Wenn Sie die SOS-Admin-Rolle wieder entfernen möchten, wiederholen Sie den Vorgang und wählen Sie SOS-Admin-Rolle entfernen.
Telefonnummer hinzufügen
Nach der Aktivierung von SOS erscheint in den Mitarbeitendenprofilen ein neues Feld, in dem Telefonnummern eingetragen werden können.
Das Format sollte wie folgt aussehen: + [Ländervorwahl] [Nummer].
Dieses Feld ist optional, aber wenn es ausgefüllt ist, erhält der Mitarbeitende SMS-Benachrichtigungen zusätzlich zu E-Mail-Alerts, falls eine Notfallsituation oder Bedrohung besteht.
Die Telefonnummer kann sowohl vom Mitarbeitenden selbst als auch von einem HR-Admin oder Assistenten eingetragen werden.
📘 Erfahren Sie hier, wie Profilinformationen aktualisiert werden können.
Nutzung von SOS-Tracking & Alerts
Nach der Aktivierung erhält der SOS-Admin Zugriff auf das Tracking- & Alerts-Dashboard, das im Hauptmenü erscheint.
Dort befindet sich eine Weltkarte, die eine Echtzeitübersicht über die Standorte der Mitarbeitenden bietet.
Die Karte zeigt Länder farblich nach Bedrohungsstufe an:
🟩 Grün: Niedriges Risiko
🟧 Orange: Mittleres Risiko
🟥 Rot: Hohes Risiko
Der SOS-Admin kann auf die Zahlen in jedem Land klicken, um eine Liste der sich dort befindlichen Mitarbeitenden einzusehen.
Hochrisiko-Warnungen
Unterhalb der Karte werden aktuelle Hochrisiko-Warnungen angezeigt.
Für weitere Details klicken Sie auf „Betroffene Mitarbeitende anzeigen“, um zu sehen, welche Personen von der Warnung betroffen sind.
Diese Mitarbeitenden erhalten automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung, und wenn sie eine Telefonnummer hinterlegt haben, zusätzlich eine SMS-Nachricht.
Personalisierte Gesundheits- & Sicherheits-Briefings
Vor Beginn jeder Reise erhalten Reisende ein personalisierbares Gesundheits- und Sicherheitsbriefing, das auf ihr Reiseziel und ihre Situation zugeschnitten ist.
Dieses Briefing enthält wichtige Informationen zu potenziellen Risiken und empfohlenen Vorsichtsmaßnahmen, damit Mitarbeitende bestmöglich informiert und vorbereitet sind.
WorkFlex SOS-Hotline
Zusätzlich zu den Alerts bietet WorkFlex eine 24/7-Hotline, die Mitarbeitende bei medizinischen, sicherheitsrelevanten oder sonstigen Notfällen kontaktieren können.
📞 Hotline-Nummer: +49 303 08 09 21 9
Mitarbeitende können die Hotline jederzeit für sofortige Unterstützung kontaktieren – egal, wo sie sich befinden.
Kontakt zum WorkFlex Customer Success Manager
Für weitere Informationen zu WorkFlex SOS und zur Preisgestaltung wenden Sie sich bitte an Ihre:n WorkFlex Customer Success Manager:in.
Das Team hilft Ihnen gerne bei der Einrichtung und beantwortet alle Fragen zur Nutzung von WorkFlex SOS in Ihrem Unternehmen.
WorkFlex SOS ist ein zentraler Bestandteil unseres Engagements, umfassende Compliance-Lösungen bereitzustellen – für die Sicherheit Ihrer Mitarbeitenden im Ausland und zur Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen mit Leichtigkeit.