1) NachweisG – Anforderungen an Dienstreisen ab 30 Tagen Dauer
Gemäß § 2 Abs. 2 des Nachweisgesetzes (NachweisG) müssen für Dienstreisen oder Entsendungen ins Ausland, die eine Dauer von vier Wochen (30 Tagen) überschreiten, vor der Abreise folgende zusätzliche Angaben schriftlich mitgeteilt werden:
Das Land oder die Länder, in das/die der Arbeitnehmer entsandt wird
Die Dauer des Aufenthalts
Die Währung, in der die Vergütung ausgezahlt wird
Zusätzliche Leistungen im Ausland (z. B. Unterkunft, Verpflegungsmehraufwand, Reisekosten)
Angaben zur Rückkehr – d. h. wann und unter welchen Bedingungen die Rückkehr geplant ist
2) Gesetzliche Dokumentationspflichten und Systemfunktionalitäten
Das Gesetz schreibt ein zusätzliches Dokument oder einen Vertragszusatz vor, der alle gesetzlich geforderten Punkte für internationale Entsendungen oder Dienstreisen aus Deutschland von mehr als 30 Tagen abdeckt.
Folgende Informationen werden derzeit durch WorkFlex erfasst:
Reiseland
Start- und Enddatum der Reise sowie die formalisierten Rückkehrbedingungen (Wann & Wie)
Folgende erforderliche Angaben sind jedoch nicht im System verfügbar:
Grundgehalt und Währung
Zusätzliche Leistungen
Da die Plattform standardisierte PDFs generiert, die nicht manuell bearbeitet werden können, wird kein fertiges Dokument direkt durch WorkFlex bereitgestellt. Stattdessen wird der folgende Compliance-Workflow angewendet:
Lösung: Hinweis-E-Mail an HR/Mitarbeiter
Um die Compliance sicherzustellen, ohne unnötige Benachrichtigungen zu erzeugen, wird eine konsolidierte Warn-E-Mail generiert. Es wird davon ausgegangen, dass nur eine begrenzte Anzahl an Reisen gleichzeitig folgende Kriterien erfüllt:
Visumpflicht
Dauer länger als 30 Tage
Reiseziel mit einer Sicherheitswarnung
Daher werden die erforderlichen Informationen direkt in die arbeitsrechtliche Teilbewertung integriert. Kunden erhalten einen entsprechenden Hinweis, um das Bewusstsein zu schärfen und die Konformität aller Reisen sicherzustellen.
Wichtiger Hinweis zu Dienstreisen von mehr als 30 Tagen Dauer
Gemäß § 2 Abs. 2 des deutschen Nachweisgesetzes müssen Arbeitnehmern, die für mehr als vier aufeinanderfolgende Wochen ins Ausland entsandt werden, vor ihrer Abreise und noch während ihres Aufenthalts in Deutschland spezifische Informationen schriftlich mitgeteilt werden. Diese Verpflichtung gilt für alle Dienstreisen oder Entsendungen, die länger als 30 Tage andauern.
Die schriftliche Mitteilung muss die wesentlichen Bedingungen der Auslandstätigkeit klar darlegen. Dazu gehören das Startdatum und die voraussichtliche Dauer, das Land und der Ort der Tätigkeit, die Währung und die Art der Auszahlung, eventuelle zusätzliche Zulagen oder Leistungen während des Auslandsaufenthalts sowie die Bedingungen für die Rückkehr des Arbeitnehmers nach Deutschland.