Diese Funktion wurde speziell entwickelt, um Assistenzen bei der Verwaltung von WorkFlex-Anfragen für Mitarbeitende zu unterstützen. Im Folgenden erklären wir Ihnen jeden Schritt des Prozesses, von der Zuweisung der Rolle bis zur Verwaltung von Reiseanfragen.
Zuweisung der Assistenzrolle
Bevor eine Assistenz mit der Verwaltung von Reiseanfragen beginnen kann, muss der HR-Admin die Assistenzrolle zuweisen. Dieser Prozess beinhaltet auch die Zuweisung von Mitarbeitenden zur Assistenz, um sicherzustellen, dass jede Assistenz mit den spezifischen Mitarbeitenden verknüpft ist, die sie verwalten soll.
Für eine detaillierte Anleitung zur Zuweisung dieser Rollen und zur Verknüpfung von Mitarbeitenden sehen Sie sich bitte die folgenden Videos an:
Einverständnis der Mitarbeitenden
Once the assistant role has been assigned, the next critical step is obtaining consent from the employees. Each employee must give their explicit consent, allowing the assistant to manage their WorkFlex account and requests. This consent ensures compliance with company policies and privacy regulations. For a visual guide on what this consent process looks like, please refer to the below video(s):
Mitarbeitende eigenständig hinzufügen
Sobald die Assistenzrolle zugewiesen wurde, können Assistenzen Mitarbeitende eigenständig zur Liste der Reisenden hinzufügen. Allerdings kann die Assistenz erst dann die Reisen und Profile der Mitarbeitenden verwalten, wenn diese ihr Einverständnis gegeben haben.
Assistenzübersicht und Reisen für Mitarbeitende beantragen
Nach Erhalt des erforderlichen Einverständnisses haben Assistenzen eine klare Übersicht über alle Reiseanfragen. Assistenzen können Mitarbeitendenprofile problemlos einsehen und bearbeiten sowie Reisen für Mitarbeitende manuell beantragen und bearbeiten, falls die Plattform nicht mit einem Reisemanagementsystem integriert ist. Die Assistenz kann außerdem einzelne Anfragen einsehen, um eine detaillierte Analyse der mit jeder Reise verbundenen Risikobewertungen durchzuführen und auf alle zugehörigen Dokumente zuzugreifen. Wie das genau aussieht, können Sie in den folgenden Videos sehen:
