Diese Funktion wurde speziell entwickelt, um Assistenzen bei der Verwaltung von WorkFlex-Anfragen für Mitarbeitende zu unterstützen. Im Folgenden erklären wir Ihnen jeden Schritt des Prozesses, von der Zuweisung der Rolle bis zur Verwaltung von Reiseanfragen.

Bevor eine Assistenz mit der Verwaltung von Reiseanfragen beginnen kann, muss der HR-Admin die Assistenzrolle zuweisen. Dieser Prozess beinhaltet auch die Zuweisung von Mitarbeitenden zur Assistenz, um sicherzustellen, dass jede Assistenz mit den spezifischen Mitarbeitenden verknüpft ist, die sie verwalten soll.

Für eine detaillierte Anleitung zur Zuweisung dieser Rollen und zur Verknüpfung von Mitarbeitenden sehen Sie sich bitte die folgenden Videos an:

EN How to video - HR Admin Assigning Assistant

DE Erklärvideo - HR Admin Assistenten hinzufügen

Sobald die Assistentenrolle zugewiesen wurde, ist der nächste wichtige Schritt, die Zustimmung der Mitarbeiter einzuholen. Jeder Mitarbeiter muss seine ausdrückliche Zustimmung geben, damit der Assistent das WorkFlex-Konto und die Anfragen verwalten kann. Diese Zustimmung stellt sicher, dass die Unternehmensrichtlinien und Datenschutzbestimmungen eingehalten werden. Für eine visuelle Anleitung, wie dieser Zustimmungsprozess aussieht, siehe bitte die untenstehenden Video(s):

EN How to video - Employees view confirming the permissions

DE Erklärvideo - Mitarbeiteransicht Einverständnis geben

Sobald die Assistenzrolle zugewiesen wurde, können Assistenzen Mitarbeitende eigenständig zur Liste der Reisenden hinzufügen. Allerdings kann die Assistenz erst dann die Reisen und Profile der Mitarbeitenden verwalten, wenn diese ihr Einverständnis gegeben haben.

EN As assistant adding existing employees to My travelers list

DE Als Assistenz Mitarbeiter selber hinzufügen.mp4

Nach Erhalt des erforderlichen Einverständnisses haben Assistenzen eine klare Übersicht über alle Reiseanfragen. Assistenzen können Mitarbeitendenprofile problemlos einsehen und bearbeiten sowie Reisen für Mitarbeitende manuell beantragen und bearbeiten, falls die Plattform nicht mit einem Reisemanagementsystem integriert ist. Die Assistenz kann außerdem einzelne Anfragen einsehen, um eine detaillierte Analyse der mit jeder Reise verbundenen Risikobewertungen durchzuführen und auf alle zugehörigen Dokumente zuzugreifen. Wie das genau aussieht, können Sie in den folgenden Videos sehen:

EN How to video - Assistant view and manually requesting a trip for an employee

DE Erklärvideo - Assistentenübersicht und eine Reise manuell eingeben