Diese Funktion wurde speziell entwickelt, um Assistenzen bei der Verwaltung von WorkFlex-Anfragen für Mitarbeitende zu unterstützen. Im Folgenden erklären wir Ihnen jeden Schritt des Prozesses, von der Zuweisung der Rolle bis zur Verwaltung von Reiseanfragen.
Zuweisen der Assistentenrolle
Bevor ein Assistent mit der Verwaltung von Reisebuchungen beginnen kann, muss der HR-Admin ihm die Assistentenrolle zuweisen. Dieser Prozess umfasst auch die Zuordnung von Mitarbeitern zum Assistenten, um sicherzustellen, dass jeder Assistent mit den spezifischen Mitarbeitern verknüpft ist, die er verwalten wird.
Um einen Assistenten zuzuweisen, navigieren Sie zu "Mitarbeiterverwaltung" und suchen Sie das Profil, das Sie zuweisen möchten.
Klicken Sie auf die drei Punkte neben dem Namen und wählen Sie "Assistentenfunktion aktivieren." Dadurch wird die Berufsbezeichnung von "Mitarbeiter" auf "Assistent" geändert.
Klicken Sie anschließend auf die drei Punkte neben dem Assistentenprofil und wählen Sie "Mitarbeiter zuweisen."
Ein Pop-up wird angezeigt, in dem Sie die Mitarbeiter auswählen können, die dieser Assistent verwalten soll.
Markieren Sie die Mitarbeiter, die Sie zuweisen möchten, und klicken Sie auf "Speichern."
Alle ausgewählten Mitarbeiter erhalten eine E-Mail, in der um ihre Zustimmung gebeten wird, vom Assistenten verwaltet zu werden.
Für eine detaillierte Anleitung, wie Sie diese Rollen zuweisen und Mitarbeiter verknüpfen, sehen Sie sich bitte die folgenden Video(s) an:
Einverständnis der Mitarbeitenden
Sobald die Assistentenrolle zugewiesen wurde, ist der nächste wichtige Schritt, die Zustimmung der Mitarbeiter einzuholen. Jeder Mitarbeiter muss seine ausdrückliche Zustimmung geben, damit der Assistent das WorkFlex-Konto und die Anfragen verwalten kann. Diese Zustimmung stellt sicher, dass die Unternehmensrichtlinien und Datenschutzbestimmungen eingehalten werden. Für eine visuelle Anleitung, wie dieser Zustimmungsprozess aussieht, siehe bitte die untenstehenden Video(s):
