Mit der Funktion Arbeitsorte können HR-Admins für jedes Land bestimmte Arbeitsorte festlegen und so den Prozess für Mitarbeitende bei der Planung von Geschäftsreisen vereinfachen. Dadurch werden Geschäftsreisen und die dazugehörigen Compliance-Schritte effizient abgewickelt.
Arbeitsort einrichten
Gehen Sie zu Unternehmenseinstellungen und wählen Sie Arbeitsorte.
Klicken Sie auf Neu erstellen, um einen neuen Arbeitsort hinzuzufügen.
Details für den Arbeitsort hinzufügen
Name: Geben Sie den Namen des Arbeitsortes ein.
Typ: Wählen Sie aus:
Group company: Dies ist eine lokale Entität, die Teil Ihrer Unternehmensstruktur ist.
Local branch: Dies ist eine lokale Unternehmensregistrierung (PE) Ihrer Unternehmensstruktur.
Internal project: Dies ist ein internes (nicht-kundenbezogenes) Projekt, wie zum Beispiel die Implementierung eines neuen HRIS-Systems.
Client project: Dies ist ein Projekt im Ausland für einen Kunden, das ohne eine lokale Entität oder Registrierung Ihrer Unternehmensstruktur durchgeführt wird.
Land: Wählen Sie das Land, in dem sich der Arbeitsort befindet.
Kostenübernahme für Reise: Für die steuerliche Bewertung von Geschäftsreisen ist es wichtig zu wissen, ob der Arbeitsort im Zielland die Kosten der Geschäftsreise zu diesem Standort trägt. Dies ist der Fall, wenn das Heimatunternehmen die Kosten für den Reisenden und die Reise an den Ziel-Arbeitsort weiterverrechnet oder wenn die Kosten direkt vom Ziel-Arbeitsort übernommen werden.
PWD-Fragen beantworten (falls erforderlich)
Wenn für das gewählte Land eine Meldung (PWD) erforderlich ist, werden Sie aufgefordert, die entsprechenden Fragen zu beantworten.
Die hier angegebenen Antworten werden automatisch für Mitarbeitende vorausgefüllt, wenn sie eine Reiseanfrage für diesen Arbeitsort einreichen.
Mitarbeitende können die Antworten bei Bedarf weiterhin bearbeiten.
Arbeitsort speichern
Nachdem Sie alle erforderlichen Angaben gemacht haben, klicken Sie auf Speichern.Wiederholen Sie den Vorgang, falls Sie mehrere Arbeitsorte hinzufügen möchten.
Arbeitsort bearbeiten
Sie können einen bestehenden Arbeitsort jederzeit bearbeiten:
Klicken Sie auf die Bearbeiten-Schaltfläche neben dem gewünschten Arbeitsort.
Nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor.
Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Änderungen zu bestätigen.
Hinweis: Alle Änderungen, die Sie an einem Arbeitsort vornehmen, gelten nur für Reisen, die noch nicht eingereicht wurden, und wirken sich nicht auf bereits eingereichte Anfragen aus.
Ablauf bei Reiseanfragen von Mitarbeitenden
Wenn ein Mitarbeitender eine Geschäftsreise in ein Land einreicht, für das Arbeitsorte hinterlegt sind, erscheint die Frage:
„Werden Sie während Ihrer Reise nach [Land] einen der folgenden Arbeitsorte besuchen (wie von Ihrem Unternehmen definiert)?“
Mitarbeitende können dann:
Einen der gespeicherten Arbeitsorte für dieses Land auswählen, oder
„Keinen“ auswählen und fortfahren.
Wenn ein Arbeitsort ausgewählt wird, erscheint der Hinweis:
„Achtung: Einige Antworten können basierend auf dem ausgewählten Arbeitsort vorausgefüllt sein. Bitte überprüfen und ergänzen Sie ggf. fehlende Informationen, um fortzufahren.“
Einige PWD-bezogene Fragen werden basierend auf den Angaben des HR-Admins in der Arbeitsort-Einrichtung vorausgefüllt. Mitarbeitende können diese Antworten bei Bedarf anpassen.
Vorteile der Arbeitsorte-Funktion
Schnellere Reiseanfragen: Mitarbeitende und HR sparen Zeit, da relevante Informationen vorausgefüllt werden.
Konsistenz: Stellt sicher, dass Compliance-Details immer korrekt und aktuell sind.
Weniger manueller Aufwand: Weniger wiederholte Dateneingaben für Mitarbeitende und Admins.
✅ Tipp: Legen Sie alle relevanten Arbeitsorte im Voraus an, um die Einreichung steuerpflichtiger Geschäftsreisen für Ihr Team zu vereinfachen.