WorkFlex ermöglicht die Anpassung von Mitarbeitendenprofilen, um besser auf die Bedürfnisse Ihrer Organisation einzugehen. Im Folgenden finden Sie Erklärungen zu jedem verfügbaren benutzerdefinierten Feld und Hinweise zur effektiven Nutzung.
Wo finde ich die benutzerdefinierten Felder?
Melden Sie sich in Ihrem HR-Admin-Profil an, klicken Sie auf der linken Leiste auf Einstellungen und dann auf „Benutzerdefinierte Felder“.
Kostenstelle
Zweck: Mitarbeitende bestimmten Kostenstellen zuordnen.
So verwenden Sie es: Das Feld „Kostenstelle“ kann mit dem Namen der Kostenstelle ausgefüllt werden, der die Mitarbeitenden zugeordnet sind.
Um das Feld „Kostenstelle“ zu aktivieren, schalten Sie einfach den Schalter „Kostenstelle“ auf die Position „An“ und wählen Sie Ihre Eingabemethode:
Freitext: Ermöglicht die manuelle Eingabe der Kostenstelle.
Vordefinierte Optionen: Admins können eine Liste verfügbarer Kostenstellen einrichten. (Empfohlen)
⚠️ Vergessen Sie nicht, unten rechts auf „Speichern“ zu klicken, um Ihre Änderungen zu sichern.
So sieht es für die Mitarbeitenden aus:
Die Mitarbeitenden werden gebeten, ihre Kostenstelle auszuwählen, idealerweise aus den vordefinierten Optionen oder alternativ als Freitext. Sollten Sie den Bulk-Upload zur Einladung Ihrer Mitarbeitenden genutzt haben, können Sie diese Daten bereits für die Mitarbeitenden vorab ausfüllen.
Mitarbeitendennummer
Zweck: Eine eindeutige Kennung für jeden Mitarbeitenden bereitstellen.
So verwenden Sie es: Dieses Feld ist für die Eingabe einer Mitarbeitendennummer vorgesehen, die als eindeutige Kennung dient. Es handelt sich um ein Freitextfeld, das im Profil der jeweiligen Mitarbeitenden ausgefüllt wird.
Um die „Mitarbeitendennummer“ zu aktivieren, schalten Sie einfach den Schalter „Mitarbeitenden-ID“ auf die Position „An“.
⚠️ Vergessen Sie nicht, unten rechts auf „Speichern“ zu klicken, um Ihre Änderungen zu sichern.
So sieht es für die Mitarbeitenden aus:
Die Mitarbeitenden werden gebeten, ihre Mitarbeitendennummer als Freitext in ihrem Profil einzugeben. Sollten Sie den Bulk-Upload zur Einladung Ihrer Mitarbeitenden genutzt haben, können Sie diese Daten bereits für die Mitarbeitenden vorab ausfüllen.
Beschäftigungsentität
Zweck: Die juristische Entität identifizieren, unter der eine Mitarbeitender angestellt ist – nützlich für Organisationen mit mehreren juristischen Einheiten.
So verwenden Sie es: wenn Sie in Ihrem WorkFlex-Konto verschiedene Beschäftigungsentitäten haben, ermöglicht Ihnen diese Option, dass die Mitarbeitenden während der Profilerstellung ihre entsprechende Beschäftigungsentität auswählen können. Dies ist wichtig, damit WorkFlex die korrekten A1-/CoC-Bescheinigungen beantragen kann.
Ihr Customer Success Manager wird Ihre Entitäten während des Onboardings auf Grundlage Ihres Vertrags einrichten und vordefinierte Optionen bereitstellen, damit die Mitarbeitenden die korrekte Entität auswählen können.
Möchten Sie eine Entität hinzufügen oder einen Entitätsnamen korrigieren? Bitte wenden Sie sich an Ihren Customer Success Manager.
So sieht es für die Mitarbeitenden aus:
Die Mitarbeitenden werden gebeten, die Entität auszuwählen, mit der sie ihren Arbeitsvertrag haben, idealerweise aus den vordefinierten Optionen oder alternativ als Freitext. Sollten Sie den Bulk-Upload zur Einladung Ihrer Mitarbeitenden genutzt haben, können Sie diese Daten bereits für die Mitarbeitenden vorab ausfüllen.
Denken Sie daran, Ihre Änderungen nach der Konfiguration jedes Feldes zu speichern, indem Sie unten rechts auf die Schaltfläche „Speichern“ klicken.
Gehalt als optionales Feld im Mitarbeiterprofil
Sie können das Gehaltsfeld als optionales Feld im Mitarbeiterprofil aktivieren. Diese Funktion ermöglicht es den Mitarbeitenden Ihres Unternehmens, ihr Gehalt in ihrem Profil zu speichern. Es wird dann automatisch verwendet, wenn sie eine Dienstreise in eines der folgenden Länder einreichen, die Gehaltsinformationen für Compliance-Dokumente benötigen:
Österreich
Griechenland
Irland
Liechtenstein
Frankreich
Spanien
Hinweis: Die Schweiz ist von dieser Funktion ausgeschlossen, da dort eine andere Methode zur Berechnung von Gehalt und Boni angewendet wird. Bei Reisen in die Schweiz wird das Gehalt während der Reiseeinreichung separat abgefragt - unabhängig davon, ob es im Profil hinterlegt ist oder nicht.
Wenn diese Funktion aktiviert ist:
Das Gehalt wird in maskierter Form gespeichert.
HR, Assistenzen und Führungskräfte können das Gehalt nicht einsehen.
Der Wert wird ausschließlich für die entsprechenden Systemprozesse verwendet.
Gehaltsabfrage während der Einreichung einer Dienstreise
Bei der Einreichung einer Dienstreise wird das Gehalt nur abgefragt, wenn:
Zuvor kein Gehalt im Mitarbeiterprofil gespeichert wurde.
Wird während der Einreichung ein Gehalt angegeben, kann es – mit Zustimmung der Mitarbeiterin bzw. des Mitarbeiters – im Profil gespeichert werden, sodass es bei zukünftigen Anträgen nicht erneut eingegeben werden muss.
So aktivieren Sie das Gehaltsfeld
Um das Gehaltsfeld zu aktivieren und die Speicherung in den Mitarbeiterprofilen zu ermöglichen:
Klicken Sie auf „Unternehmenseinstellungen“.
Navigieren Sie zu „Benutzerdefinierte Felder“.
Aktivieren Sie das Feld „Monatliches Bruttogehalt“ als optionales Profilfeld.
Speichern Sie Ihre Änderungen.
Anschließend können Mitarbeitende ihre Gehaltsangaben im Abschnitt „Berufliche Informationen“ in ihrem Profil hinzufügen.