Übersicht
Die Erfassung von Aufenthaltsorten und Tätigkeiten ist entscheidend für die grenzüberschreitende Steuerberichterstattung sowie eine korrekte Gehaltsabrechnung.
Der Reisekalender dient als Grundlage für die Erstellung steuerkonformer und lohnrelevanter Exportdateien und erleichtert die Übergabe an die Steuerexpert:innen deines Unternehmens.
Der Reisekalender ermöglicht es Mitarbeitenden, ihre Reise- und Arbeitsorte präzise zu erfassen, um eine korrekte Gehaltsabrechnung, Steuererklärung und die Einhaltung internationaler Vorschriften sicherzustellen.
Zugriff auf den Reisekalender
Der Reisekalender ist nur verfügbar, wenn Ihr Unternehmen die Assignment-Funktion aktiviert hat.
Sobald diese aktiviert ist, finden HR-Admins die Reisekalender-Übersicht im Hauptmenü auf der linken Seite der Plattform.
Funktionen für HR-Admins
HR-Admins haben Einblick in den Ausfüllstatus der Kalender der Mitarbeitenden, für die sie berechtigt sind.
Innerhalb der Reisekalender-Übersicht können HR-Admins:
✅ sehen, wer seinen Kalender ausgefüllt hat – und wer nicht.
📊 monatliche Ausfüllraten pro Mitarbeitendem einsehen.
🔔 Erinnerungen an Mitarbeitende senden, ihren Kalender zu vervollständigen.
Kalenderübersicht
Die Übersicht zeigt eine zusammengefasste Ansicht mit folgenden Informationen:
Name der/des Mitarbeitenden
Abteilung
Status der Kalendereinträge
Datum des letzten Eintrags
Sie können diese Übersicht exportieren, indem Sie oben rechts auf Exportieren klicken.
Wählen Sie anschließend den Datumsbereich aus und klicken Sie auf Liste exportieren, um die Datei herunterzuladen.
Du erhältst anschließend die exportierte Datei per E-Mail, wie unten dargestellt:
Detailansicht pro Mitarbeitendem
Wenn Sie auf den Namen einer/eines Mitarbeitenden klicken, öffnet sich eine detaillierte Ansicht des jeweiligen Reisekalenders.
Hier sehen Sie, welche Tage bereits ausgefüllt wurden und welche noch fehlen.
In dieser Ansicht können Sie:
✉️ Über Erinnerung senden (oben rechts) eine Benachrichtigung an die/den Mitarbeitenden schicken, den Kalender zu vervollständigen. Der/die Mitarbeitende erhält anschließend eine Erinnerung, wie unten dargestellt:
📊 Den Kalender-Ausfüllstatus in Prozent auf der rechten Seite einsehen – für einen schnellen Überblick über den Fortschritt.
📅 Über Kalender exportieren eine Kalenderansicht für die/den jeweilige:n Mitarbeitende:n herunterladen.
Wählen Sie den Datumsbereich aus und klicken Sie auf Liste exportieren, um zu bestätigen.
Sie können einfach zwischen Mitarbeitenden wechseln, indem Sie im oberen rechten Bereich den gewünschten Namen über das Dropdown-Menü auswählen.
Mitarbeitendensicht
Mitarbeitende verwenden denselben Kalender, um Folgendes zu erfassen:
Wo sie gearbeitet haben und von welchem Ort
Falls sie nicht gearbeitet haben, den Grund (z. B. Urlaub, Feiertag usw.)
Falls sie gereist sind, das Abreise- und Zielland sowie, ob sie während der Reise gearbeitet haben
Jeder Tag kann einzeln oder über einen Datumsbereich eingetragen werden. Mitarbeitende können außerdem markieren, ob es sich um einen Reisetag, einen ganzen Tag oder einen geteilten Tag handelt.
Der Kalender berechnet automatisch den Fertigstellungsgrad in Prozent und zeigt mithilfe einer Farblegende die verschiedenen Einträge übersichtlich an.
👉 Eine ausführliche Anleitung, wie Mitarbeitende den Reisekalender nutzen, finden Sie im Mitarbeiter-Reisekalender-Leitfaden.
Das regelmäßige Pflegen des Reisekalenders durch die Mitarbeitenden sorgt für eine reibungslose steuerliche Berichterstattung und verringert Compliance-Risiken für das Unternehmen.