Im Workflow Builder legt HR fest, wie ein Assignment freigegeben wird und was auf dem Weg dorthin passieren muss: wer genehmigt, welche Dokumente vorliegen müssen, wer benachrichtigt wird und welche Vendor Services vorausgewählt sind. Sie bauen den Ablauf auf einer Arbeitsfläche auf, speichern ihn als Entwurf und aktivieren ihn, sobald er vollständig ist.
Wo Sie ihn finden
Öffnen Sie im linken Menü Admin management.
Klicken Sie auf Company settings.
Wählen Sie Workflow builder.
Wählen Sie Assignment flow und klicken Sie auf Configure assignments.
Es öffnet sich der Assignment workflow, mit der Toolbox auf der linken und der Arbeitsfläche auf der rechten Seite.
Startpunkt wählen
Beim ersten Öffnen des Assignment-Workflows wählen Sie, womit Sie starten möchten:
Blank canvas: startet nur mit dem Assignment-Antrag. Sie bauen den Ablauf selbst auf.
Standard: ein einfacher HR-Freigabeprozess, den Sie anpassen können.
Sie können später alles ändern. Back to templates in der oberen Leiste bringt Sie zurück zu dieser Auswahl.
So funktioniert die Arbeitsfläche
Jedes Assignment beginnt bei Assignment request submitted.
Von dort werden die Branches von oben nach unten geprüft. Der erste Branch, dessen Bedingungen zutreffen, wird ausgeführt. Ein Assignment durchläuft immer nur einen Branch.
Der Branch Everything else am unteren Ende fängt jedes Assignment auf, das zu keinem vorherigen Branch passt. Er hat keine eigenen Bedingungen.
Innerhalb eines Branchs laufen die Schritte von links nach rechts, nacheinander ab. Ein Assignment geht erst zum nächsten Schritt über, wenn der aktuelle abgeschlossen ist.
Jeder Branch endet bei Assignment processed.
Ein Schritt, der noch Eingaben benötigt, zeigt auf der Arbeitsfläche einen roten Hinweis, zum Beispiel Add approver emails oder 3 documents for approval. Klicken Sie auf den Schritt, um ihn zu vervollständigen.
Steuerung der Arbeitsfläche: Nutzen Sie die Zoom-Schaltflächen unten, um herein- und herauszuzoomen, das Rahmen-Symbol, um den gesamten Ablauf einzupassen, und das Hand-Werkzeug zum Verschieben. Der Pfeil neben Toolbox klappt diese ein, damit Sie mehr Platz haben.
Branch hinzufügen oder bearbeiten
Klicken Sie auf das +-Symbol an der Verbindungslinie unterhalb von Assignment request submitted. Ein neuer Branch mit einem Trigger-Knoten erscheint, und das Branch-Panel öffnet sich rechts.
Geben Sie dem Branch einen Branch name.
Klicken Sie unter Trigger conditions auf + Add condition und wählen Sie, worauf der Branch prüfen soll.
Legen Sie Operator und Wert der Bedingung fest, zum Beispiel Assignment phase · is · Pre-departure. Fügen Sie mit + Condition weitere Bedingungen hinzu.
Prüfen Sie die Summary am unteren Rand des Panels. Sie listet jede Bedingung auf, auf die der Branch prüft.
Jeder Branch benötigt mindestens eine Bedingung. Solange er keine hat, passt der Branch auf nichts, und die obere Leiste zeigt Add a condition to every branch before activating.
Nutzen Sie Duplicate am unteren Rand des Panels, um einen Branch zu kopieren, oder Delete, um ihn zu entfernen. Beides ist auch als Symbol verfügbar, wenn Sie mit der Maus über einen Branch auf der Arbeitsfläche fahren.
Verfügbare Bedingungen
Assignment phase
Assignment duration
Host country
Home country
Assignment purpose
Department of assignee
Zu den Assignment-Phasen: Jedes Assignment in WorkFlex durchläuft feste Phasen: Exploration, Pending confirmation, Pre-departure, On assignment, Start repatriation, Offboarding from host, Post-assignment und Cancelled. Über die Phase zu verzweigen erlaubt es Ihnen, an unterschiedlichen Punkten des Assignments unterschiedliche Schritte auszuführen, zum Beispiel eine zusätzliche Freigabe vor der Abreise. Was jede Phase bedeutet, erfahren Sie unter Assignment-Phasen erklärt.
Schritte zu einem Branch hinzufügen
Es gibt zwei Wege, einen Schritt hinzuzufügen:
Wählen Sie den Branch auf der Arbeitsfläche aus und klicken Sie dann auf einen Schritt in der Toolbox links. Er wird dem ausgewählten Branch hinzugefügt.
Klicken Sie auf das +-Symbol an der Verbindungslinie an der gewünschten Stelle. Ein durchsuchbares Menü mit allen Schritttypen öffnet sich.
Klicken Sie auf einen beliebigen Schritt auf der Arbeitsfläche, um dessen Einstellungen zu öffnen. Jeder Schritt hat einen Step name, den Sie ändern können. Der Name ist das, was Ihr Team auf der Arbeitsfläche sieht – verwenden Sie also etwas Beschreibendes wie Legal sign-off oder Wait for cost projection.
Schritte können am unteren Rand des Einstellungs-Panels dupliziert oder gelöscht werden, oder über die Symbole, die erscheinen, wenn Sie mit der Maus über den Schritt auf der Arbeitsfläche fahren.
Schritttypen
Genehmigungen
Internal approval
Das Assignment wartet, bis jemand aus Ihrem Team es genehmigt oder ablehnt. Suchen und wählen Sie unter Approvers die Teammitglieder aus, die genehmigen sollen. Lassen Sie das Feld leer, damit jeder aus Ihrem HR-Team genehmigen kann.
External approval
Das Assignment wartet, bis die Personen, die Sie per E-Mail einbinden, genehmigen oder ablehnen. Geben Sie unter External approver emails eine E-Mail-Adresse ein und drücken Sie die Eingabetaste. Fügen Sie so viele hinzu, wie Sie brauchen. Externe Genehmiger benötigen kein WorkFlex-Konto; sie genehmigen oder lehnen per E-Mail ab.
Managerial approval
Das Assignment wartet, bis der/die Vorgesetzte des Mitarbeitenden genehmigt oder ablehnt. Aktivieren Sie unter Managers Home manager, Host manager oder beide. WorkFlex ermittelt für jedes Assignment automatisch, wer das ist – Sie müssen hier niemanden namentlich angeben.
Benachrichtigungen
Notify
Sendet den von Ihnen ausgewählten Personen eine Info-E-Mail. Es ist keine Genehmigung nötig, der Ablauf läuft direkt weiter. Suchen und wählen Sie unter Recipients, wer benachrichtigt werden soll. Unter Message können Sie optional einen Text hinzufügen, der in der Benachrichtigungs-E-Mail enthalten ist.
Dokumente
Document availability
Das Assignment wartet hier, bis die ausgewählten Dokumente vorliegen. Aktivieren Sie unter Documents alles, was vorliegen muss, bevor das Assignment weitergeht, zum Beispiel Compliance assessment, Cost projection, Balance sheet, Assignment letter, A1 certificate oder Posted worker notification (PWN). Nutzen Sie das Suchfeld, um ein Dokument schnell zu finden.
Document approval
Jedes ausgewählte Dokument wird an einen eigenen Genehmiger gesendet, der es genehmigt oder ablehnt. Wählen Sie unter Documents and approvers in der Spalte Document ein Dokument und in der Spalte Approved by die Person, die es genehmigt. Genehmiger können Teammitglieder oder beliebige E-Mail-Adressen sein und müssen daher nicht zu WorkFlex gehören. Klicken Sie auf + Add document für weitere Dokumente.
Tipp: Kombinieren Sie beide. Ein Document availability-Schritt stellt sicher, dass die Dokumente existieren, ein direkt darauffolgender Document approval-Schritt stellt sicher, dass sie freigegeben sind.
Standard-Services
Vendor services
Wählt für jedes Assignment, das diesen Schritt erreicht, automatisch Vendor Services vor, damit Ihr Team sie nicht manuell hinzufügen muss. Aktivieren Sie unter Services die gewünschten Services, zum Beispiel aus Immigration & Visa oder Family services. Nutzen Sie das Suchfeld, um die Liste zu filtern.
Automatisierte Entscheidungen
Auto-approve
Das Assignment wird automatisch genehmigt. Niemand muss aktiv werden.
Auto-reject
Das Assignment wird automatisch abgelehnt. Niemand muss aktiv werden.
Keiner der beiden Schritte hat Einstellungen außer dem Schrittnamen. Verwenden Sie sie am Ende eines Branchs, dessen Bedingungen die Entscheidung bereits eindeutig machen, damit nur die Assignments, die einen Menschen brauchen, auch einen erreichen.
Speichern, prüfen und aktivieren
Ihre Änderungen werden erst übernommen, wenn Sie sie speichern.
Klicken Sie auf Save changes, um den Ablauf als Draft zu speichern. Sie sehen eine Bestätigung Draft saved.
Klicken Sie auf Discard changes, um alle noch nicht gespeicherten Änderungen rückgängig zu machen.
Bevor der Ablauf live gehen kann, braucht jeder Branch mindestens eine Bedingung und jeder Schritt seine erforderlichen Einstellungen. Was noch fehlt, wird im Banner Before this flow can go live oben auf der Seite aufgelistet, zum Beispiel External approval needs at least one approver email. Beheben Sie jeden Punkt und speichern Sie erneut.
Sobald das Banner verschwunden ist, stellen Sie den Schalter in der oberen Leiste von Inactive auf Active. Eine Bestätigung fragt Make this the active flow?. Klicken Sie auf Activate flow.
Ab diesem Moment gilt der Ablauf für jeden neuen Assignment-Antrag in Ihrem Unternehmen. Bereits eingereichte Assignments behalten den Ablauf, mit dem sie gestartet sind. Es gibt keine Prüfung durch WorkFlex, prüfen Sie Genehmiger und Dokumentenlisten also vor der Aktivierung noch einmal genau.
Um den Ablauf zu pausieren, stellen Sie den Schalter zurück auf Inactive. Um einen aktiven Ablauf zu ändern, bearbeiten Sie ihn und klicken auf Save changes. Sie sehen Changes saved and applied to new assignments; eine erneute Aktivierung ist nicht nötig. Bereits laufende Assignments sind davon nicht betroffen.
Mehr darüber, wie das Assignment selbst für Ihr Team aussieht, einschließlich wie es bestätigt wird, erfahren Sie hier.